mioCRM 9.2

Guida Utente

Serenaware.com

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INDICE

Introduzione                                           

Struttura dell’applicazione                        

Clienti                                                              

Opportunità                                                     

Vendite                                                            

I filtri di visualizzazione                   

Le ditte mandanti                                    

La modalità Selezione                              

Attività                                                   

L’Agenda                                                          

Geocodifica Clienti e Gestione Zone                   

Gestione delle Relazioni                                    

Invio Email ai Clienti                                         

Backup e Ripristino del Database                       

Esportazione Dati                                             

Importazione Clienti                                         

Gestione Licenze e Listino Prezzi                         

INTRODUZIONE

MioCRM è un'applicazione pensata per tutti i professionisti che svolgono un'attività legata alla vendita o, più in generale, al procacciamento d'affari.

MioCRM è utile in tutte quelle situazioni in cui il professionista lavora prevalentemente in mobilità e ha necessità di avere sempre a portata di mano la "fotografia" del suo business.

L'applicazione gestisce le entità coinvolte nel processo di vendita, che sono: i clienti, le opportunità e le vendite. A queste si aggiungono poi altre entità ausiliarie che sono: le attività, gli impegni e gli eventi in agenda, le ditte mandanti, le zone e le relazioni.

Nei prossimi capitoli verranno descritte in dettaglio una ad una queste entità, unitamente ai legami che intercorrono fra di esse.

STRUTTURA DELL’APPLICAZIONE

L’applicazione utilizza un database interno che contiene tutti i dati inseriti dall’utente. Il database è memorizzato interamente nel dispositivo e, pertanto, l’applicazione non necessita di connessione internet per poterlo leggere. Ciò nonostante, ci sono alcune operazioni che possono essere fatte solo in presenza di una connessione internet. Queste sono:

• operazioni di backup/restore del database su Google Docs
• importazione dati da foglio elettronico presente su Google Docs
• geocodifica e visualizzazione dei clienti sulle mappe

Pertanto, la presenza di una connessione internet durante l’uso dell’applicazione è consigliato, ma non necessario.

Per essere utilizzata, l’applicazione necessita di un livello di licenza. Questo può essere acquistato dall’interno dell’applicazione attraverso la sezione “gestione licenze”. Inizialmente, all’atto dell’installazione, l’applicazione viene fornita con il livello base gratuito denominato “GRATIS10REC”. Questo permette di utilizzare liberamente tutte le funzionalità dell’applicazione, ma non consente di inserire più di 10 records per ogni entità. Con livelli di licenza superiori si può aumentare tale soglia fino a renderla illimitata.

La maggior parte delle operazioni effettuate dall’applicazione consiste nella lettura di dati dal database. I dati letti vengono poi rappresentati o con delle viste a lista o con delle viste di dettaglio. Sia le viste a lista che quelle di dettaglio sono corredate da un pulsante “Menu”. Nei menu delle viste a lista (detti anche menu di lista) tutte le voci che lanciano operazioni su dati esistenti si riferiscono ai dati contenuti nella lista stessa, mentre nei menu delle viste di dettaglio (detti anche menu contestuali) le voci si riferiscono al record di dati contenuto nella vista stessa.

I menu di lista sono contrassegnati dal simbolo ▤ mentre quelli contestuali, dal simbolo ▼.

Le principali viste di dettaglio hanno una duplice modalità di visualizzazione: a modulo o a scheda. Si tratta di due modi diversi di visualizzare gli stessi dati, provenienti dallo stesso record di database. La visualizzazione a modulo racchiude ogni dato nel proprio campo ed affianca ad esso un’etichetta descrittiva. La vista a scheda, invece, rappresenta tutti i dati in modo lineare e facilmente leggibile, come se fossero scritti su un foglio di carta. La modalità a modulo è necessaria  durante l’immissione o la modifica dei dati, quella a scheda è particolarmente indicata durante la consultazione dei dati stessi.

La navigazione tra i dati avviene in modo leggermente diverso a seconda che il dispositivo sia un iPhone/iPod Touch o un iPad.

Nell’iPhone/iPod Touch, si procede sempre accumulando una vista sopra l’altra e poi ritornando indietro. Ad es. Se si vuole effettuare un’operazione su un certo cliente, si apre una prima vista che rappresenta il menu principale; da lì si sovrappone la lista dei clienti; da questa, scegliendo il cliente, si sovrappone la vista di dettaglio del cliente; da questa infine si apre il menu contestuale che, anch’esso, si sovrappone. Per tornare poi al menu principale, bisogna sfogliare la “pila” di viste al contrario, oppure effettuare uno scuotimento del dispositivo (la cui sensibilità può essere regolata nelle “Impostazioni”).

Nell’iPad, invece, l’interfaccia è sempre divisa in due parti: una lista a sinistra e un’area di dettaglio a destra. La lista di sinistra è sempre visibile quando l’iPad è posto in modalità orizzontale, mentre è nascosta, ma visualizzabile mediante il pulsante “Mostra”, quando l’iPad è posto in modalità verticale.

Pertanto, quando si procede nella navigazione tra i dati, l’accumulo delle viste avviene in modo separato: tutte le viste a lista si accumulano nella lista di sinistra, mentre tutte le viste di dettaglio si accumulano nell’area di destra. Entrambe le sezioni dell’applicazione sono dotate di appositi pulsanti per “tornare indietro” dall’accumulo di viste. Ciò nonostante, l’applicazione svuoterà automaticamente gli accumuli di viste di sinitra o destra ogni qualvolta si presenti la necessità.

Un comportamento comune a tutte le liste è quello della cancellazione degli elementi. Per eliminare un elemento dalla lista è sufficiente scorrere il dito sull'elemento stesso da destra verso sinistra o viceversa e poi premere il pulsante rosso di conferma che appare.

Le liste relative alle entità principali, cioè Clienti, Opportunità e Vendite, sono soggette a paginazione e possono essere filtrate. La paginazione consiste nel mostrare la lista non per intero, ma a gruppi di N elementi, dove N è un parametro configurabile nelle impostazioni. La paginazione consente la gestione di liste di lunghezza qualsiasi (con l’unico limite imposto dall’esaurimento dello spazio disco del dispositivo) senza sovraccaricare l’applicazione. La grandezza N della pagina deve essere adattata dall’utente alla potenza del proprio dispositivo. Per dispositivi di ultima generazione si potranno in generale usare valori alti di N, mentre è consigliabile un valore basso per quelli di vecchia generazione.

La possibilità di filtraggio delle liste, invece consiste nello scegliere da parte dell’utente un filtro di visualizzazione fra i tanti messi a disposizione oppure effettuare una ricerca testuale. Più avanti verrà spiegato più in dettaglio questo argomento. Qui preme solo ricordare come il risultato dell’applicazione di uno o più filtri è una lista il cui numero di elementi è ridotto rispetto al totale. Su questa lista ridotta si applicheranno tutte le voci del menu di lista che operano su dati esistenti.

MioCRM definisce una sua cartella pubblica accedibile attraverso iTunes secondo lo standard messo a disposizione da Apple. In tale cartella vengono memorizzati vari tipi di file, per motivi che saranno chiari in seguito.

Nel tempo, pertanto, la cartella andrà riempiendosi sempre più.  Ciò porta a due conseguenze: la diminuzione dello spazio libero del dispositivo e l’aumento del tempo di sincronizzazione e backup tramite iTunes.

E’ pertanto importante che l’utente abbia sempre consapevolezza di quali e quanti file tale cartella contenga. E’ inoltre importante che la cartella venga di tanto in tanto svuotata (tutta o in parte) ogni qualvolta il suo contenuto non è più utile.

Per accedere alla cartella pubblica di mioCRM si deve:

1.   collegare il dispositivo al pc/mac

2.   lanciare iTunes sul pc/mac

3.   selezionare il dispositivo da dentro iTunes

4.   selezionare la vista “App”

5.   scorrere la pagina fino in fondo, arrivando alla sezione “condivisione documenti”

6.   selezionare l’icona di mioCRM

Fatto ciò, nel riquadro di destra vengono visualizzati tutti i documenti presenti nella cartella pubblica di mioCRM. Da lì, l’utente ha la possibilità di copiarli sul proprio pc/mac, di eliminarli oppure di inserirne di nuovi prelevandoli dal proprio pc/mac.

Un primo utilizzo della cartella pubblica è quello di contenere i file di logging. Il logging è un sistema di tracciatura delle operazioni che l’applicazione effettua istante per istante. Esso serve esclusivamente per l’individuazione di problemi o errori dell’applicazione (“debugging”). L’attivazione del logging avviene accendendo l’apposito commutatore nella vista delle “Impostazioni” (dal menu “Utilità”).

Si raccomanda di accendere il logging solo se appositamente richiesto dal Supporto Serenaware, in quanto di nessun utilità nel normale utilizzo dell’applicazione, ma, al contempo, capace di rallentare le sue prestazioni.

Quando il logging è attivo, esso genera due file, chiamati mycrm.1.log e mycrm.2.log, di cui il secondo non sempre presente, memorizzati, appunto, dentro la cartella pubblica. In caso di problemi e/o se richiesto dal Supporto Serenaware, l’utente dovrà prelevare tali file dalla cartella pubblica e inviarli tramite email al Supporto.

In alcuni casi, è l’applicazione stessa che si accorge che c’è stato un problema (un “crash”) e propone in automatico l’invio via email di tali file.

Va tenuto presente che, indipendentemente dalle modalità di invio dei file di log, questi possono contenere (in tutto o in parte) i dati che l’utente ha inserito nel database. Tali dati potranno essere letti dalla Serenaware, la quale però, è impegnata alla massima riservatezza e non divulgazione a terzi.

Un secondo caso di utilizzo della cartella pubblica da parte di mioCRM è quando, in circostanze del tutto eccezionali, l’applicazione genera un “errore fatale”. Casi come questi potrebbero essere causati da una corruzione del database e pertanto, in caso di errore fatale, l’applicazione effettua una copia dell’intero database e la memorizza nella cartella pubblica con il nome di mycrm.db.corrupted oppure mycrm.db.corrupted.<n>, dove n è un numero sequenziale che viene introdotto qualora nella cartella pubblica vi siano più copie del database, per evitare di sovrascriverle.

In casi del genere, è opportuno contattare il Supporto Serenaware e inviare in allegato il file generato.

CLIENTI

L’entità “clienti” è l’entità principale intorno alla quale ruota tutta l’applicazione. Ad essa si accede dal menu principale alla voce “Clienti”.

In questa sezione è possibile:

• registrare un nuovo cliente
• visualizzare, modificare o cancellare un cliente già registrato
• visualizzare liste di clienti in base a vari criteri di estrazione
• effettuare varie operazioni su clienti, come ad es. esportare, visualizzare su mappa, associare tags, definire relazioni, effettuare statistiche e conteggi, ecc.

Creazione nuovo cliente

E’ possibile registrare tutti i clienti, reali o potenziali, della propria attività. Per ogni cliente è possibile registrare varie informazioni, di cui, ovviamente, il nominativo è quella principale.

Esistono due tipologie di clienti: i “contatti semplici” e le “aziende”.

Il cliente di tipo contatto semplice rappresenta una singola persona o ditta, mentre quello di tipo azienda rappresenta un’azienda o, più in generale, un’organizzazione alla quale fanno capo uno o più contatti semplici. Il cliente di tipo azienda, quindi, ha una natura duplice. Da un lato, infatti, esso stesso è un cliente a tutti gli effetti al quale, ad es. si può associare un’opportunità o un’attività; dall’altro lato, esso rappresenta l’insieme dei suoi contatti semplici e quindi le azioni effettuate su di esso andranno ad agire sull’intero insieme dei suoi contatti. Ad es. quando si richiede la lista delle opportunità associate ad un cliente di tipo azienda, la lista generata riporterà sia le opportunità associate direttamente ad esso, sia le opportunità associate ad ognuno dei suoi contatti semplici.

Quando si inserisce un cliente, bisogna sempre specificare la sua tipologia. Se questa è “contatto semplice”, allora si ha la possibilità di associare il cliente ad uno di tipo “azienda” già esistente. Questa associazione, però, non è obbligatoria. Pertanto, un cliente di tipo “contatto semplice” può anche non appartenere a nessuna azienda, ma se viene associato ad una azienda, questa sarà unica, cioè non è ammesso che un contatto semplice appartenga contemporaneamente a più aziende.

Il nominativo è un campo a valore unico ed è obbligatorio. Esso può contenere un qualsiasi testo che identifichi il cliente. Ad es. può contenere il nome e cognome del cliente oppure la sua ragione sociale oppure una combinazione di nome del contatto e nome dell’azienda. Vi è massima libertà, ma si consiglia comunque di adottare un formato valido per tutti. Ad es.:

• <nome> <cognome>
• <cognome> <nome>
• <nome> <cognome> - <azienda>
• <cognome> <nome> - <azienda>
• <azienda> - <nome> <cognome>
• <azienda> - <cognome> <nome>
• ecc.

Qualora si desideri utilizzare i clienti di tipo “azienda”, allora è consigliabile non inserire il nome dell’azienda dentro il nominativo dei contatti semplici facenti parte dell’azienda stessa.

Oltre al nominativo, è possibile poi associare al cliente altre informazioni. Queste sono: codici, indirizzi, telefoni, fax, indirizzi email.

L’applicazione consente per ognuna di queste l’immissione di più valori. Ad esempio, per quanto riguarda il telefono, si può inserire un numero di cellulare, uno per l'abitazione, uno per l'ufficio, ecc; per quanto riguarda i codici, si può inserire un valore per la partita iva, uno per il codice fiscale, uno per il numero di matricola, ecc.

Si tratta pertanto di informazioni che richiedono l’immissione di un numero qualsivoglia di coppie “tipo-valore”.

Ad ogni valore inserito, si dovrà, cioè, associare un "tipo", che ne rappresenta, una breve descrizione; quindi ad esempio, per il telefono, si potrebbero avere le seguenti coppie "tipo/valore":

• tipo: "cellulare";   valore: “333.123.45.67”
• tipo: "ufficio";      valore: “06.987.654.32”
• tipo: "casa";         valore: “02.345.678.89”

Dell'insieme delle coppie "tipo/valore" inserite, l'utente ne dovrà poi individuare una, mediante impostazione del segno di spunta laterale, che rappresenterà il valore visualizzato nella schermata sintetica del cliente.

Infine, l’applicazione mette a disposizione un campo “note” nel quale si potrà inserire qualsiasi altro tipo di informazione di tipo descrittivo.

Visualizzazione liste di clienti

Accedendo alla sezione “Clienti” si visualizza la lista dei clienti registrati nell’applicazione. Inizialmente questa lista è popolata con tutti i clienti presenti nel database. E’ però possibile restringere la lista a specifici sottoinsiemi di clienti sia mediante l’applicazione di un filtro di visualizzazione, sia effettuando delle ricerche testuali sul campo nominativo (vedi oltre).

Una volta ottenuta la lista dei clienti, su di essa è possibile effettuare varie operazioni.

Innanzi tutto, si può selezionare un cliente e così facendo se ne visualizza la sua vista di dettaglio, che è di sola lettura. Da lì, si può andare in modifica oppure aprire il menu contestuale che fornisce ulteriori operazioni da effettuare sul singolo cliente.

Dalla lista clienti, è poi possibile effettuare la cancellazione di un singolo cliente passando il dito su di esso da sinistra verso destra o viceversa e premendo il relativo bottone rosso di conferma.

Infine, sempre dalla lista clienti, è possibile effettuare ulteriori operazioni come quella di inizio e fine selezione, quella di visualizzazione sulla mappa e quella di esportazione. Tali operazioni verranno descritte in dettaglio più avanti.

Date particolari

Dalla vista di dettaglio cliente è possibile accedere alla sezione delle “date particolari” tramite il menu contestuale. Le “date particolari” sono date legate al cliente, come ad es. il compleanno, e di cui si vuole tenere traccia in agenda. Ad ogni cliente è possibile associare un numero qualsiasi di date particolari. La data particolare può essere inserita in modo completo, cioè giorno, mese e anno, oppure si può inserire solo il giorno ed il mese ignorando l'anno. Questo secondo caso serve quando ad es. si conosce di un cliente il mese ed il giorno del compleanno, ma se ne ignora l'anno di nascita.

Una volta inserita la data particolare, si può associare ad essa una descrizione e stabilirne le modalità di annotazione in agenda. La data può essere annotata in agenda in modo esatto (ma solo se la data stessa è stata inserita in modo completo) oppure con periodicità annuale o mensile a partire dal momento della sua registrazione. In caso di annotazione periodica, le annotazioni in agenda vengono ripetute per un periodo di tempo finito, definito dall'utente (3 anni, implicitamente).

La “data particolare” è un tipo specifico di “evento”. Gli eventi, così come gli “impegni” sono entità ausiliarie che vengono gestite tramite l’agenda.

Storia del cliente

Dalla vista di dettaglio del cliente è possibile aprire la storia del cliente. Questa consiste nell’elenco ordinato per data crescente di tutti gli eventi e impegni presenti in agenda che sono legati in maniera diretta o indiretta al cliente. Ad es. verranno mostrati tutti gli impegni passati e futuri legati alle attività pro-cliente (vedi oltre) o alle attività pre e post vendita legate a opportunità e vendite legate al cliente. Verranno mostrati anche tutti gli impegni legati alle date particolari e agli eventi quali date di vendita, date di inserimento/aggiornamento opportunità, ecc. Infine, verranno mostrati anche tutti gli eventi in agenda generati dalle relazioni intrattenute con il cliente (vedi oltre).

La storia del cliente, pertanto, è un potente strumento per poter riprendere immediatamente consapevolezza di tutto il lavoro svolto per il cliente, di tutte le interazioni avute con esso e di tutto il business potenziale o effettivo generato da esso.

Categorizzazione mediante “tags”

E’ possibile associare ad ogni cliente un numero qualsivoglia di “tag”. I tag sono delle semplici etichette create dall’utente e alle quali l’utente associa un significato. Tutti i clienti associati ad un medesimo tag fanno parte di una medesima categoria e possono essere estratti e visualizzati mediante l’utilizzo di opportuni filtri di visualizzazione (vedi oltre).

Attraverso la definizione dei tag e la loro associazione ai clienti, si possono creare un numero qualsiasi di categorie di clienti e queste potranno essere tra loro completamente disgiunte (cioè i clienti di una categoria non appartengono all’altra) o anche parzialmente o totalmente sovrapposte (cioè alcuni o tutti clienti di una categoria appartengono anche all’altra), secondo una logica dettata esclusivamente dall’utente in base al suo personale utilizzo dell’applicazione.

Esportazione clienti verso la rubrica del dispositivo

Ogni dispositivo, iPhone/iPad, è dotato di un’applicazione Contatti con la quale è possibile gestire una rubrica interna di nominativi. E’ possibile importare tutti o solo una parte di questi nominativi dentro mioCRM. Questo processo sarà descritto più avanti nel capitolo dedicato all’importazione dei clienti. E’ anche possibile, però, effettuare il processo inverso, cioè esportare un cliente di mioCRM verso la rubrica del dispositivo. Questa operazione può essere fatta sia in fase di inserimento del cliente, sia successivamente.

In fase di inserimento, occorre impostare a 1 il commutatore “crea anche in contatti” presente nella maschera di inserimento del cliente. Qualora, invece, il cliente sia già stato creato, allora è possibile selezionare la voce del suo menu contestuale “Aggiungi a Contatti…”.

Per entrambe le operazioni, va tenuto presente che il passaggio del cliente da mioCRM a Contatti presenta alcune limitazioni dovute al differente modello di rappresentazione dei dati che le due applicazioni adottano. Le limitazioni sono le seguenti:

• non è possibile differenziare il nome e cognome del cliente. Infatti, mioCRM adotta un campo unico per l’inserimento del nominativo mentre Contatti adotta due campi, nome e cognome. Pertanto tutto il contenuto del campo nominativo di mioCRM verrà “travasato” nel campo nome di Contatti, mentre il campo cognome resterà vuoto.
• Non è possibile differenziare le varie parti di cui si compongono gli indirizzi. Anche qui, infatti, mioCRM adotta un unico campo per memorizzare un indirizzo, mentre Contatti adotta vari campi che sono via, comune, provincia, cap, stato ecc. Anche in questo caso, quindi, l’indirizzo verrà “travasato” nell’unico campo via, mentre tutti gli altri campi resteranno vuoti.
• L’applicazione Contatti non contempla il campo fax. Nel passaggio del cliente da mioCRM a Contatti, quindi, tutti i numeri di fax verranno inseriti dentro la lista dei telefoni, specificando nelle etichette che si tratta di un fax.
• Codici e Tags non vengono esportati. La scheda cliente per l’applicazione Contatti, infatti, non prevede alcun campo per ospitare questi dati.

Oltre alle suddette limitazioni, inoltre, va tenuto presente che in fase di creazione di un cliente mioCRM e di contemporanea creazione del cliente dentro la rubrica di Contatti, non vi è alcun controllo circa la presenza o meno dello stesso cliente. Pertanto, in caso di nominativo già presente, ne verrà creato un doppione.

Invece, nel caso in cui si proceda prima alla creazione del cliente solo dentro mioCRM e, successivamente, alla sua esportazione tramite l’azione “Aggiungi a Contatti…”, allora verrà proposto all’utente di fare una delle due cose:

1. Creare un nuovo cliente dentro la rubrica di Contatti che contenga tutti i dati presenti nel cliente di partenza di mioCRM
2. Aggiungere i dati del cliente di partenza di mioCRM ad un cliente già esistente nella rubrica di Contatti. In tal caso, l’utente dovrà scorrere la rubrica alla ricerca del nominativo che dovrà “accogliere” i dati del cliente di mioCRM. Una volta scelto, i dati verranno aggiunti a quelli già presenti in esso.

OPPORTUNITA'

L'opportunità raccoglie tutti quei dati che si riferiscono a quella situazione che si genera quando il professionista ha la percezione che vi sia una probabilità concreta di poter effettuare una vendita o portare a conclusione un determinato affare per un certo cliente.

L'opportunità, pertanto, non rappresenta un evento reale nell'attività del professionista, ma un evento potenziale, al quale vi è associata una certa probabilità di accadimento.

All’entità “opportunità” si accede dal menu principale alla voce “Opportunità”

In questa sezione è possibile:

• registrare una nuova opportunità
• visualizzare, modificare o cancellare un’opportunità già registrata
• visualizzare liste di opportunità in base a vari criteri di estrazione
• esportare le suddette liste, effettuare statistiche e conteggi

Creazione nuova opportunità

Un'opportunità è sempre legata ad uno ed un solo cliente, quindi in fase di creazione di un nuovo record è necessario scegliere dall’apposito campo un cliente già esistente o eventualmente crearne uno nuovo contestualmente.

Le altre informazioni da associare all'opportunità sono le seguenti:

• l'oggetto, cioè una descrizione breve di ciò consiste l'opportunità stessa, ad es. "contratto fornitura biennale".
• la data di inserimento, cioè la data in cui viene registrata l'opportunità nell'applicazione. Tale data viene riportata in agenda.
• la data (presunta) di fine dell'opportunità. Tale data viene riportata in agenda.
• La ditta mandante (vedi oltre) alla quale è legata l’opportunità.
• il valore (espresso nella valuta correntemente selezionata sul dispositivo), che rappresenta il valore complessivo della vendita o dell'affare.
• la provvigione che il professionista riceve sulla vendita andata a buon fine.
• la probabilità di concretizzazione dell'opportunità.
• lo stato in cui si trova l'attività. La selezione di esso aggiorna automaticamente anche il valore della probabilità di concretizzazione. I valori possibili sono:
  • nuova (prob. 25%, modificabile dall’utente)
  • in lavorazione (prob. 50%, modificabile dall’utente)
  • in trattativa (prob. 75%, modificabile dall’utente)
  • chiusa OK (prob. 100%, non modificabile dall’utente)
  • chiusa NOK (prob. 0%, non modificabile dall’utente)
• eventuali note

Tra i valori che può assumere lo stato dell'attività, ve ne sono due particolarmente importanti e sono  "chiusa OK" e "chiusa NOK". Vediamoli in dettaglio.

Opportunità chiusa positivamente (“OK”)

Indica che l'opportunità si è effettivamente concretizzata in una vendita. Salvando un'opportunità con questo stato, si genera automaticamente un record nella sezione delle vendite. Tale record mutua dall'opportunità tutti i dati, ma dal momento in cui viene generato diviene perfettamente autonomo rispetto al record dell'opportunità che lo ha generato. Ciò significa che, il record di vendita può essere modificato come si vuole senza alterare quello dell'opportunità, mentre quest'ultimo viene "congelato" con i valori che aveva al momento della sua chiusura positiva.

Al momento del salvataggio di una opportunità chiusa positivamente, all'utente vengono chiesti alcuni dati supplementari che andranno a popolare il record della vendita, quali lo sconto applicato al cliente, le modalità di pagamento ed il numero di rate.

Opportunità chiusa negativamente (“NOK”)

Indica che l'opportunità è stata definitivamente accantonata o, detto in altre parole, che le probabilità di sua riuscita sono scese a zero.

L'utente può cambiare stato all'opportunità in qualsiasi momento e partendo da qualsiasi altro stato. C'è comunque da osservare come il passaggio dallo stato di "chiusa OK" ad un altro stato abbia come conseguenza l'eliminazione automatica del corrispettivo record di vendita che a suo tempo era stato generato dalla chiusura positiva dell'opportunità. Tale eliminazione porterà a cascata l'eliminazione di qualunque altra cosa associata a tale record, come ad esempio le attività e gli impegni.

Visualizzazione liste di opportunità

Accedendo alla sezione “Opportunità” si visualizza la lista delle opportunità registrate nell’applicazione. Inizialmente questa lista è popolata con tutte le opportunità presenti nel database. E’ però possibile restringere la lista a specifici sottoinsiemi di record applicando uno tra i tanti filtri di visualizzazione disponibili (vedi oltre). Una volta ottenuta tale lista, su di essa è possibile effettuare varie operazioni.

Innanzi tutto, si può selezionare un’opportunità e così facendo se ne visualizza la sua vista di dettaglio, che è di sola lettura. Da lì, si può andare in modifica oppure aprire il menu contestuale che fornisce ulteriori operazioni da effettuare sulla singola opportunità.

Dalla lista opportunità, è poi possibile effettuare la cancellazione di una singola opportunità passando il dito su di essa da sinistra verso destra o viceversa e premendo il relativo bottone rosso di conferma.

Infine, sempre dalla lista opportunità, è possibile effettuare altre operazioni quali la selezione e l’esportazione che verranno descritte in seguito.

VENDITE

Come detto sopra, le vendite rappresentano, con i loro dati, le effettive concretizzazioni delle opportunità sui clienti, quindi rappresentano vendite effettive da cui scaturiscono, tipicamente, le provvigioni.

Tipicamente una nuova vendita viene generata automaticamente dall’applicazione quando una preesistente opportunità viene chiusa positivamente. E’ però possibile generare nuove vendite anche in modo diretto senza legame con nessuna opportunità.

All’entità “vendite” si accede dal menu principale alla voce “Vendite”

In questa sezione è possibile:

• registrare una nuova vendita
• visualizzare, modificare o cancellare una vendita già registrata
• visualizzare liste di vendite in base a vari criteri di estrazione
• esportare le suddette liste, effettuare statistiche e conteggi

Una vendita è sempre legata ad uno ed un solo cliente, quindi in fase di creazione di un nuovo record è necessario scegliere dall’apposito campo un cliente già esistente o eventualmente crearne uno nuovo contestualmente.

Ad una vendita sono inoltre associate le seguenti informazioni:

• l'oggetto della vendita (viene mutuato dal record della relativa opportunità, se esistente);
• il cliente (viene mutuato dal record della relativa opportunità, se esistente);
• la data in cui è stata effettuata la vendita; viene pre-impostata alla data di generazione del record;
• il valore della vendita (viene mutuato dal record della relativa opportunità, se esistente);
• La ditta mandante (vedi oltre) alla quale è legata la vendita.
• la percentuale di sconto applicato al cliente rispetto al valore totale della vendita;
• l'importo effettivo della vendita; è il valore calcolato (automaticamente) applicando lo sconto al valore della vendita
• la percentuale della provvigione di vendita;
• l'importo della provvigione, in termini assoluti; il valore di questo importo viene calcolato automaticamente dall’applicazione quando il valore della percentuale della provvigione di vendita è superiore a zero. Diversamente, quando la percentuale è zero, allora il campo diventa editabile direttamente dall’utente che potrà quindi inserirvi un valore qualsiasi (ma sempre inferiore al valore totale della vendita). In questo modo, quindi, l’utente ha la possibilità di inserire valori di provvigione fissi o che varino in modo non convenzionale rispetto al valore della vendita.
• le modalità di pagamento dell'importo;
• il numero di rate con cui viene effettuato il pagamento;
• note aggiuntive

Visualizzazione liste di vendite

Accedendo alla sezione “Vendite” si visualizza la lista delle vendite registrate nell’applicazione. Inizialmente questa lista è popolata con tutte le vendite presenti nel database. E’ però possibile restringere la lista a specifici sottoinsiemi di record applicando uno tra i tanti filtri di visualizzazione disponibili (vedi oltre). Una volta ottenuta tale lista, su di essa è possibile effettuare varie operazioni.

Innanzi tutto, si può selezionare una vendita e così facendo se ne visualizza la sua vista di dettaglio, che è di sola lettura. Da lì, si può andare in modifica oppure aprire il menu contestuale che fornisce ulteriori operazioni da effettuare sulla singola vendita.

Dalla lista vendite, è poi possibile effettuare la cancellazione di una singola vendita passando il dito su di essa da sinistra verso destra o viceversa e premendo il relativo bottone rosso di conferma.

Infine, sempre dalla lista vendite, è possibile effettuare altre operazioni quali la selezione e l’esportazione che verranno descritte in seguito.

I FILTRI DI VISUALIZZAZIONE

Le liste di clienti, opportunità e vendite possono essere ristrette applicando i filtri di visualizzazione. Per far ciò, aprire il menù contestuale della lista e scegliere “Filtri di visualizzazione…”. Si aprirà un apposito pannello mediante il quale l’utente potrà scegliere sia uno fra i tanti filtri messi a disposizione, sia combinare gli stessi in espressioni più complesse di tipo “booleano”.

Nella parte alta del pannello, compare il riquadro che riporta il filtro corrente. Il testo del riquadro si aggiornerà automaticamente man mano che l’utente sceglie e combina i filtri.

Nella parte centrale del pannello, vi è il campo di scelta filtro.  Mediante il tastino posto a destra del campo, l’utente aprirà la lista di tutti i filtri disponibili e ne selezionerà uno. Per i filtri senza parametro, tale selezione determinerà l’aggiornamento del filtro corrente scritto nel riquadro superiore. Per i filtri con parametro, invece, sarà necessario procedere anche alla scelta di quest’ultimo, prima che il filtro corrente si aggiorni.

I filtri possono anche essere combinati fra loro secondo la logica “booleana”. Per far questo, sono a disposizione alcuni piccoli tasti posti nella parte bassa del pannello. Questi sono:

• “OR” logico ( + ): consente di mettere in “or” due filtri (quello a destra e quello a sinistra del simbolo). In questo caso, la lista risultante conterrà sia i record estratti dal primo filtro sia quelli estratti dal secondo filtro.
• “AND” logico ( & ): consente di mettere in “and” due filtri (quello a destra e quello a sinistra del simbolo). In questo caso, la lista risultante conterrà solo i record che vengono estratti contemporaneamente sia dal primo filtro che dal secondo.
•  “NOT” logico ( ! ): consente di effettuare il “not” logico di un filtro (quello posto alla destra del simbolo). In questo caso, la lista conterrà tutti i record che non verrebbero estratti dal filtro
• tasto “parentesi”: questo tasto serve per inserire le parentesi nell’espressione booleana che si va formando. E’ possibile inserire un solo livello di parentesi, quindi, una volta inserita una parentesi aperta, si può solo inserire successivamente una parentesi chiusa. Il tasto, pertanto riporterà automaticamente il simbolo della parentesi, aperta o chiusa, che potrà essere inserita.
• Tasto “undo” ( <X] ): consente di eliminare dall’espressione che si va formando l’ultimo elemento inserito, sia esso un filtro o un simbolo logico o una parentesi.
• Tasto “svuota” ( [X] ): consente di eliminare tutta l’espressione inserita fino a quel momento e di ripristinare il filtro di default “tutti”.

Per creare un’espressione complessa, pertanto, l’utente dovrà procedere alternativamente scegliendo un filtro (con eventuale parametro annesso), un simbolo booleano o una parentesi. In caso di tentativo di inserimento di uno di questi elementi in modo sintatticamente errato, l’elemento stesso non verrà inserito.

Il pannello dei filtri di visualizzazione consente, inoltre, nella sua parte bassa, di scegliere il criterio di ordinamento della lista. L’utente potrà scegliere sia il campo secondo il quale verrà effettuato l’ordinamento, sia il verso dello stesso, cioè ascendente o discendente.

Ricerche testuali nella lista clienti

La lista clienti, oltre a fornire la possibilità di applicazione dei filtri di visualizzazione, consente di effettuare anche delle ricerche testuali. Nella parte alta della lista è infatti presente un campo nel quale l’utente può inserire un testo da ricercare. Immediatamente sotto tale campo è presente una lista di bottoni spostabile orizzontalmente tramite trascinamento del dito. Ognuno di questi bottoni rappresenta uno dei campi di cui si compone la scheda clienti. Selezionando ad es. il bottone “nominativo” si avrà l’effetto di effettuare la ricerca testuale all’interno del campo nominativo.

Sull’estrema destra della lista dei bottoni sono inoltre presenti le opzioni con le quali la ricerca testuale viene effettuata. Queste sono:

·      parola intera: indica che il testo da cercare deve coincidere con parole intere.

·      contiene: indica che il testo da cercare può essere anche contenuto all’interno delle singole parole.

·      ignora M/m: indica che la ricerca deve considerare come uguali le lettere maiuscole e minuscole.

·      considera M/m: indica che la ricerca deve tener conto delle maiuscole e minuscole.

Le opzioni selezionate sono quelle visibili. Per cambiare scelta, basta toccare con il dito le opzioni stesse che cambieranno di conseguenza.

Le regole da tener presente per le ricerche testuali sono le seguenti:

·      il testo immesso viene ricercato solo all’interno del campo selezionato nella lista dei bottoni e secondo le regole imposte dalle opzioni di ricerca;

·      se il testo immesso è costituito da un solo carattere alfabetico (non numerico, quindi) vengono estratti tutti i clienti che hanno, nel campo selezionato nella lista bottoni, un valore che inizia per quella lettera;

·      La ricerca testuale effettua un ulteriore filtro rispetto a quello eventualmente già applicato. Essa, quindi, va a restringere l’insieme dei risultati generato dal solo filtro di visualizzazione. Se si effettuano, una dopo l’altra, più ricerche testuali, essa andranno tutte ad agire sullo stesso filtro di visualizzazione e non si cumuleranno una sull’altra.

·      Per rimuovere una ricerca testuale si deve entrare in scrittura sul campo di ricerca e premere il pulsante “annulla” presente alla sua destra.

Estrazione dei clienti “vicini”

Tra i filtri disponibili per la lista clienti, vi è quello denominato “quelli entro raggio X”. Tale filtro consente di estrarre tutti i clienti la cui posizione ricade all’interno di un’area di raggio X incentrata sulla posizione corrente del dispositivo. Tale filtro, pertanto, consente di conoscere istantaneamente tutti i clienti che si trovano nelle proprie vicinanze mentre ci si muove sul territorio.

Affinché il filtro abbia effetto, però, è necessario che i clienti siano stati tutti geocodificati (vedi oltre). Si consiglia, pertanto, di lanciare una geocodifica manuale (menu Principale => Utilità => Geocodifica clienti) prima di cominciare ad utilizzare tale filtro.

Il filtro mantiene in memoria la posizione corrente per 10 minuti, poi la scarta. Pertanto, se dopo 10 minuti il dispositivo si è spostato di una distanza considerevole (ad es. si è in una automobile in movimento) è consigliabile riapplicare il filtro che così potrà produrre dei risultati aggiornati.

 
LE DITTE MANDANTI

Un’opportunità o una vendita può essere associata, in fase di creazione, ad una ditta mandante.

La ditta mandante può essere creata sia contestualmente durante la suddetta associazione oppure andando nel menu “Altre entità” => “ditte mandanti” => “crea nuova mandante”.

Le informazioni che possono essere inserite sono:

• nome della ditta mandante (obbligatorio)
• sconto massimo: massima percentuale di sconto ammessa dalla ditta mandante
• sconto consigliato: percentuale di sconto consigliata dalla ditta mandante
• provviggione massima: massima provvigione (in percentuale) applicata dalla ditta mandante
• provvigione standard: provvigione ordinaria (in percentuale) applicata dalla ditta mandante
• modalità di pagamento ammesse: insieme delle modalità di pagamento ammesse dalla mandante
• massimo n° rate: massimo numero di rate ammesse dalla mandante
• note: note aggiuntive

Quando una ditta mandante viene associata ad un’opportunità in fase di creazione, il valore del campo “provvigione (%)” viene automaticamente riempito con il valore della provvigione standard prevista dalla ditta mandante. L’utente, ha poi la possibilità di modificare tale valore, ma non potrà inserire valori superiori alla provvigione massima prevista dalla ditta mandante.

Similarmente, quando una ditta mandante viene associata ad una vendita in fase di creazione oppure quando una vendita viene creata a partire da un’opportunità chiusa positivamente legata ad una ditta mandante,  i valori dei campi  “sconto (%)” e “provvigione (%)” verranno riempiti, rispettivamente, con lo sconto consigliato e la provvigione standard previsti dalla ditta mandante. L’utente potrà modificare, poi, tali valori, ma non potrà mai superare i valori, rispettivamente, dello sconto massimo e della provvigione massima previsti dalla ditta mandante.

Qualora la ditta mandante preveda delle provvigioni fisse o che varino in modo non convenzionale con il valore della vendita, allora si può inserire il valore zero nel campi provvigione massima e provvigione standard. In questo modo, si renderà editabile il campo importo provvigione della vendita consentendo quindi l’inserimento in esso di valori fissi a piacimento.

Infine, per quanto riguarda le modalità di pagamento e il numero massimo di rate, questi verranno limitati come valori ammessi a quelli previsti dalla ditta mandante. Quindi, l’utente potrà scegliere, per la vendita, una modalità di pagamento tra le sole previste dalla ditta mandante e potrà scegliere un numero di rate non superiore al massimo previsto dalla ditta mandante.

L’associazione delle opportunità e delle vendite alle ditte mandanti consente l’applicazione di filtri di visualizzazione che estraggono tutti i record legati ad una determinata ditta mandante.

LA MODALITA’ SELEZIONE

Per le tre entità principali, cioè Clienti, Opportunità e Vendite (ma anche per alcune entità secondarie, come le Relazioni) è possibile utilizzare la modalità selezione nella visualizzazione delle liste di record per effettuare operazioni sul gruppo di record selezionati.

Per utilizzare la modalità selezione è sufficiente selezionare la voce “Inizia selezione” dal menu di lista. Fatto ciò la lista “entra” in modalità selezione. In tale modalità, premendo sui singoli record, questi cambieranno colore e apparirà a fianco ad essi il segno di spunta. In questo modo si potranno selezionare tutti i record desiderati. Successivamente, aprendo di nuovo il menu di lista, verranno elencate tutte le operazioni che è possibile fare sugli oggetti selezionati (oltre ad altre operazioni di carattere generale).

Ad esempio, sarà possibile effettuare cancellazioni di record multiple, oppure, nel caso della lista clienti, effettuare la creazione multipla di opportunità sui clienti selezionati.

Per uscire dalla modalità selezione, infine, sarà sufficiente selezionare la voce “Termina selezione” dal menu di lista.

ATTIVITA'

Su ognuna delle entità principali precedentemente descritte, e cioè, Clienti”, Opportunità” e Vendite, è possibile associare delle "attività". Un record di attività rappresenta un insieme di informazioni che descrivono una attività che deve essere svolta dall'utente.

L’attività, quindi, è un concetto che riguarda il futuro, al contrario della “relazione”, che verrà descritta più avanti, che riguarda, invece il passato.

Esistono vari tipi di attività, che sono:

• attività "pro-cliente": sono attività legate ad un solo cliente; vengono create ed elencate attraverso il menu contestuale del cliente;
• attività “multi-cliente”: sono attività legate a più di un cliente; vengono create dal menu di lista clienti; vengono elencate attraverso il menu di lista dell’agenda;
• attività "pre-vendita": sono attività legate ad una opportunità di vendita; vengono create ed elencate attraverso il menu contestuale dell’opportunità;
• attività "post-vendita": sono attività legate ad una vendita già effettuata; vengono create ed elencate attraverso il menu contestuale della vendita;
• Attività “generiche”: sono attività non legate a nessuna entità; vengono create ed elencate attraverso il menu di lista dell’agenda;

Un'attività è descritta dalle seguenti informazioni:

• titolo: rappresenta una descrizione breve di ciò che consiste l'attività medesima;
• descrizione: contiene la descrizione estesa dell'attività;
• data: è la data in cui deve essere effettuata l'attività;
• ora: è l’orario in cui deve essere effettuata l’attività;

NOTA: data e ora dovrebbero sempre rappresentare un’istante temporale futuro rispetto al momento in cui si inserisce l’attività. Questo perché, come si è detto in precedenza, questa entità è stata pensata per tracciare le cose “da fare” legate al cliente, alle opportunità ecc. Tuttavia, per una maggior flessibilità di utilizzo dell’applicazione, si consente l’immissione di istanti temporali passati. Questo risulta particolarmente utile nella definizione delle attività periodiche.

• frequenza: rappresenta il tipo di periodicità dell’attività. I possibili valori sono:
  • una tantum;
  • quotidiana, settimanale, mensile, trimestrale, semestrale, annuale;
  • a 5, 10, 15, 20, 45, 60 giorni;

Nel caso di frequenza "una tantum", si intende che l'attività sarà svolta una sola volta alla data e ora impostati nei rispettivi campi. In tutti gli altri casi, si tratterà invece, di un'attività periodica, che quindi inizierà alla data impostata nel campo "data" ad intervalli determinati dal valore del campo frequenza, ad es. settimanali, mensili, ecc.;

• fino a: è la data ultima oltre la quale l'attività periodica (non "una tantum", cioè) dovrà cessare;
• gg notifica: rappresenta quanti giorni prima di una attività si desidera visualizzare un avviso in agenda (qualora è stata attivata la sincronizzazione con il calendario del dispositivo, questo campo perde di significato e viene sostituito dalla definizione degli “avvisi”, come descritto più avanti);
• vincolo: indica quale criterio si deve seguire quando si calcolano tutti gli impegni relativi ad un'attività periodica. I possibili valori sono:
  • esattamente alla data
  • non nei weekend

Il valore "esattamente alla data" indica che in qualunque giorno casca l'impegno, questo viene fissato in agenda, mentre l'altro valore "non nei weekend" specifica il fatto che se l'impegno casca nel weekend (sabato o domenica), questo viene anticipato al venerdì precedente il weekend.

Nel momento in cui una attività viene salvata, l'applicazione inserisce automaticamente nell'agenda tutti gli impegni ad essa relativi. In particolare, per un'attività una tantum, verrà inserito in agenda un solo impegno, mentre per le attività periodiche, verranno inseriti, in generale, diversi impegni opportunamente scadenzati fra loro.

Appuntamenti

MioCRM gestisce il concetto di “appuntamento” come un caso particolare di attività. In particolare, l’appuntamento altro non è che un’attività con frequenza “una tantum” che, al momento della sua creazione, deve far riferimento ad un istante temporale futuro.

Gli appuntamenti debbono essere sempre legati ad una entità. Quindi, avremo appuntamenti con cliente (attività pro-cliente), appuntamenti per opportunità (attività pre-vendita) e appuntamenti per vendita (attività post-vendita).

All’atto della creazione di un appuntamento, l’applicazione inserisce automaticamente alcune informazioni di dettaglio nei campi “oggetto” e “descrizione”. In agenda, l’appuntamento viene visualizzato con un colore specifico.

Attività multi-cliente

Questo tipo di attività è sempre legato a più di un cliente. Per creare un’attività di questo tipo, bisogna come prima cosa andare nella lista clienti e applicare un filtro oppure selezionare a mano un certo insieme di clienti. Poi, dal menu di lista clienti, selezionando “crea nuova attività…” si procede alla definizione dei dati dell’attività multi-cliente che, una volta salvata, sarà per sempre legata ai clienti presenti nella lista (o a quelli selezionati manualmente).

L’associazione dei clienti all’attività multi-cliente viene, quindi, definita all’atto della creazione dell’attività e non può più essere modificata. Vi è però un’eccezione: quando, cioè, uno dei clienti coinvolti nell’attività multi-cliente viene eliminato completamente dal database. In tal caso, la lista dei clienti coinvolti viene decurtata di quel cliente. Se, poi, a seguito di tale decurtazione, rimane un solo cliente nella lista residua, allora l’attività viene automaticamente trasformata in attività “pro-cliente” e legata al cliente residuo.

Le attività multi-cliente sono elencabili attraverso il menu di lista dell’agenda. Selezionando una di esse e aprendone il dettaglio, poi, si può visualizzare, attraverso il menu contestuale, l’intera lista dei clienti coinvolti.

L’AGENDA

All’interno di mioCRM è presente un’agenda accedibile dal menu principale alla voce “Agenda”. Essa è costituita da tre visuali: quella giornaliera, quella settimanale e quella mensile.

Lo scopo dell’agenda è quello di visualizzare su un calendario tutte le attività definite dall’utente, nonché tutti gli altri tipi di eventi definiti in mioCRM, come le date particolari dei clienti, gli eventi di relazione, gli appuntamenti, i memo, ecc.

Ogni singolo elemento riportato in agenda viene detto “impegno” in agenda, se direttamente legato ad un’attività, oppure, più in generale, “evento” in agenda, se legato, appunto, agli altri tipi di eventi generati da mioCRM.

L’agenda consente la visualizzazione simultanea di tutti gli impegni/eventi o anche una visualizzazione degli stessi filtrata per categoria. Il filtraggio viene effettuato agendo sull’apposita barra orizzontale delle categorie presente nella bottoniera dell’agenda. Le categorie disponibili sono:

• tutti: viene visualizzato qualsiasi impegno/evento

• attività: vengono visualizzati solo gli impegni legati alle attività, di qualsiasi tipo, ma che non siano appuntamenti
• appuntamenti: vengono visualizzati gli impegni specifici degli appuntamenti
• date particolari: vengono visualizzati gli eventi legati alle date particolari
• opportunità: vengono visualizzati gli eventi legati alle opportunità, cioè, inserimento, aggiornamento e fine opportunità
• vendite: vengono visualizzati gli eventi legati alle date di vendita
• relazioni: vengono visualizzati gli eventi di relazione
• memo: vengono visualizzati solo i memo in agenda
• completati: vengono visualizzati tutti gli impegni/eventi il cui stato sia “completato”
• non completati: vengono visualizzati tutti gli impegni/eventi il cui stato sia “non completato”

Gli impegni/eventi non possono mai essere generati direttamente dall’utente, ma sono generati automaticamente dall’applicazione quando l’utente definisce un’attività (periodica o meno) oppure quando definisce altri tipi di eventi quali le date particolari di un cliente oppure la data di fine presunta di un’opportunità.

Ad esempio, quando viene generata un’attività “una tantum” per la data 10/10/2010, questa genera in agenda un solo impegno per il giorno 10/10/2010. Invece, se viene generata un’attività periodica “mensile” per la data 10/10/2010 fino alla data 09/10/2011, questo significa che verranno generati 12 impegni in agenda per i giorni 10/10/2010, 10/11/2010, 10/12/2010, . . . 10/08/2011, 10/09/2011. Ancora, se viene inviata un’email ad un gruppo di clienti, oppure se viene creata una nuova opportunità, vengono generati in agenda i corrispettivi eventi.

Una volta inseriti in agenda, gli impegni diventano autonomi gli uni dagli altri. Questo significa che ogni singolo impegno potrà essere modificato sia nei suoi contenuti, stato, titolo e descrizione, sia nella sua posizione temporale, cioè giorno e ora. Tutti restano però legati al record di attività dai quali sono stati generati. Qualora, questo, venga successivamente modificato, allora tutti gli impegni in agenda che non sono stati direttamente modificati dall’utente e che sono futuri rispetto al momento della modifica del record di attività, verranno distrutti e ricreati secondo la nuova pianificazione, mentre verranno mantenuti in agenda tutti gli altri, cioè verranno mantenuti gli impegni modificati in modo esplicito dall’utente, passati o futuri, e gli impegni passati non modificati.

Gli impegni possono essere altresì eliminati singolarmente passando il dito sopra di essi da destra verso sinistra o viceversa e premendo il relativo bottone rosso di conferma.

Stesso discorso può essere fatto parzialmente anche per gli eventi. Infatti, una volta generati, anche gli eventi diventano autonomamente modificabili nell’agenda. Si può quindi variare il loro titolo o la loro descrizione. Non è però possibile alterare la loro posizione temporale (salvo modificare direttamente la causa che li ha generati).

Tutti gli impegni sono dotati dello stato “completato/non completato” che inizialmente viene posto a “non completato”. Questo stato è modificabile sia dall’interno della vista di dettaglio dell’impegno, agendo sull’apposito commutatore, sia dalle viste giornaliera e settimanale dell’agenda (e anche dalla “Storia del Cliente”), impostando il segno di spunta posto sulla destra di ogni singolo impegno.

Lo stato “completato/non completato” non ha un significato particolare per mioCRM. E’ semplicemente un ausilio dato all’utente per marcare gli impegni secondo la propria personale logica.

Per gli eventi, in generale, non è possibile alterare il loro stato completato/non completato. Per alcuni di essi, infatti, tale stato è totalmente nascosto, perché privo di senso, mentre per altri è visibile, ma sempre posto a “completato”, perché l’altro stato non avrebbe senso.

Sugli impegni derivanti da attività (di quasiasi tipo) o da appuntamenti, è possibile definire un “seguito”, cioè si può creare un nuovo impegno che abbia le stesse caratteristiche del primo, ma riportato su una data successiva. 

Sincronizzazione con il calendario del dispositivo

Dalle “Impostazioni” di mioCRM è possibile attivare la sincronizzazione con il calendario del dispositivo. E’ necessario scegliere un calendario fra quelli proposti, ovvero sia tutti i calendari “modificabili” definiti nel dispositivo.

Scelto un calendario, da quel momento in poi, tutti i nuovi impegni/eventi inseriti in agenda e tutti gli impegni/eventi già esistenti che vengono modificati, verranno automaticamente riportati sul calendario del dispositivo scelto dall’utente sotto forma di nuovi “eventi di calendario”.

Rimangono fuori da questo processo automatico di sincronizzazione tutti gli impegni/eventi già esistenti e non più modificati. Se si vuole riportare anche questi ultimi nel calendario del dispositivo, allora andrà premuto il pulsante “sincronizza ora” presente nelle impostazioni, immediatamente al di sotto della scelta dei calendari. La pressione del pulsante farà partire un processo che riporterà sul calendario del dispositivo tutti gli impegni/eventi già esistenti in agenda.

La sincronizzazione con il calendario può essere disattivata in qualsiasi momento agendo sull’apposito commutatore presente nelle impostazioni. Spegnendo la sincronizzazione, tutti i nuovi impegni/eventi generati o modificati nell’agenda di mioCRM da quel momento in poi, non verranno più riportati nel calendario del dispositivo. Però, tutti gli impegni/eventi di mioCRM già presenti nel calendario del dispositivo non verranno cancellati dal calendario stesso. Se si vuole eliminarli, bisognerà premere il bottone “rimuovi ora” presente nelle impostazioni, immediatamente al di sotto della scelta dei calendari. La pressione del pulsante farà partire un processo che rimuoverà dal calendario del dispositivo tutti gli elementi generati da mioCRM.

Come detto, quando la sincronizzazione è attiva, gli impegni/eventi in agenda vengono riportati nel calendario del dispositivo sotto forma di nuovi eventi di calendario. Questi eventi sono quindi delle “copie” degli impegni/eventi in agenda presenti in mioCRM. Questo significa che tali eventi possono essere modificati in modo indipendente da mioCRM. Sono, cioè, del tutto svincolati dai corrispettivi impegni/eventi in agenda di mioCRM.

Tuttavia, si raccomanda fortemente di non modificare direttamente gli eventi di calendario generati da mioCRM in quanto questi possono essere in qualsiasi momento distrutti e ricreati da mioCRM, provocando, quindi, la perdita di tutte le informazioni aggiuntive inserite dall’utente.

Se si vuole modificare un evento di calendario che è stato generato da mioCRM, dunque, la cosa più opportuna da fare è quella di modificare il corrispondente impegno/evento in agenda dall’interno di mioCRM.

Gestione degli avvisi

L’attivazione della sincronizzazione con il calendario del dispositivo consente l’utilizzo degli avvisi in associazione a mioCRM.

Gli avvisi sono il sistema standard messo a disposizione dall’applicazione Calendario del dispositivo per avvertire l’utente dell’approssimarsi di un evento. L’avviso consiste in una finestra di “popup” che compare al momento predefinito, unitamente ad un “beep” sonoro.

Gli avvisi possono essere configurati sia nell’evento di calendario associato all’impegno/evento in agenda di mioCRM, sia modificando direttamente quest’ultimo. Anche in questo caso vale la regola che l’impegno/evento in agenda di mioCRM è il “master” e il corrispettivo evento in calendario è lo “slave”. Quindi, la raccomandazione è quella di configurare gli avvisi sempre da dentro mioCRM andando a modificare gli impegni/eventi in agenda.

MioCRM, inoltre, offre una maggior flessibilità nella configurazione degli avvisi. Infatti:

• è possibile configurare un qualsivoglia numero di avvisi per ogni singolo impegno/evento in agenda (e non solo due come fa l’applicazione Calendario);
• è possibile confgurare avvisi di tipo “relativo”, cioè quanto tempo prima dell’evento deve scattare il popup, ma anche di tipo “assoluto”, cioè stabilire che il popup deve scattare ad una determinata data e ora assoluta (possibilità che non viene offerta dall’applicazione Calendario);
• vi è una maggiore scelta di avvisi relativi rispetto a quanto fornito dall’applicazione Calendario
• gli avvisi possono essere definiti già durante la creazione di una nuova attività. Ciò significa che la configurazione degli avvisi verrà automaticamente riportata a tutti gli impegni derivanti da tale attività. Ogni singolo impegno, poi, potrà ulteriormente essere modificato. Stesso discorso vale anche per le date particolari associate ai clienti.

Sincronizzazione con Google Calendar

La sincronizzazione con Google Calendar è un caso particolare della sincronizzazione con il calendario del dispositivo.

Come prima cosa, va definito un nuovo account di tipo CalDAV con le credenziali del proprio Google Calendar. Per far questo:

• aprire le Impostazioni del dispositivo
• scegliere “posta, contatti, calendari”
• selezionare “aggiungi account…”
• scegliere “altro”
• scegliere “aggiungi account CalDAV”
• inserire le credenziali del proprio account, l’indirizzo del server Google, cioè www.google.com,  e una descrizione per l’account

Una volta creato l’account per il Google Calendar, questo verrà mostrato nella lista dei calendari disponibili nelle impostazioni di mioCRM. Selezionandolo, si farà partire la sincronizzazione con Google Calendar.

In pratica, ogni volta che verrà creato un impegno/evento in agenda, questo verrà riportato automaticamente nel calendario del dispositivo e automaticamente anche sul server di Google. Questo significa che collegandosi al Google Calendar da un qualsiasi PC con un browser, si potranno vedere in tempo reale (o quasi) gli eventi aggiunti attraverso mioCRM.

Affinché tale sincronizzazione possa avvenire, è necessario però che sia attiva e funzionante una connessione Internet. Qualora ciò non fosse, i nuovi eventi (o le modifiche a quelli esistenti) verrebbero registrati solo localmente nel calendario del dispositivo.

Per riottenere l’allineamente con Google Calendar, sarà poi necessario riaprire l’applicazione Calendar quando la connessione Internet è di nuovo attiva e funzionante e aspettare un po’ di tempo. L’applicazione, automaticamente e “silenziosamente” propagherà a Google Calendar tutte le modifiche locali non ancora sincronizzate.

Attività “generiche” e memo

Dal menu di lista dell’agenda è anche possibile creare nuove attività. Queste saranno di tipo “generico”, cioè non legate a nessun cliente, né a nessuna opportunità o vendita.

A parte questa differenza, per il resto le attività “generiche” si comportano in modo identico alle attività di altro tipo.

Sempre dal menu di lista dell’agenda, è possibile creare i “memo”. Questi sono degli elementi descrittivi non legati a nessuna entità che consentono all’utente di memorizzare sull’agenda dei propri appunti.

Ripulitura dell’agenda

L’agenda è un elemento dell’applicazione che per sua natura tende ad essere riempito nel tempo di moltissimi record e questo fa sì che il database cresca giorno per giorno nelle sue dimensioni.

Al tempo stesso, però, questi record possono perdere di importanza dopo un certo lasso di tempo. E’ quindi prevista una funzionalità automatica di ripulitura dell’agenda dagli impegni più vecchi di un certo tempo, che può variare da 1 mese a tre anni. Se si attiva questa funzionalità (dalla vista delle “Impostazioni”, accendendo l’apposito commutatore e scegliendo il periodo), l’applicazione, ad ogni apertura (con intervallo minimo di 24 ore), procederà alla rimozione degli impegni più vecchi.

GEOCODIFICA CLIENTI E GESTIONE ZONE

MioCRM è dotato di un potente motore di geocodifica che permette la facile visualizzazione dei clienti sulle mappe geografiche.

La “geocodifica” è il processo che consente di determinare le coordinate geografiche (latitudine e longitudine) di un determinato indirizzo civico o località. Il processo richiede l’interazione con il server di geocodifica di Google e pertanto può essere effettuato soltanto in presenza di una connessione internet attiva e funzionante (condizione, peraltro, già richiesta anche dalla semplice visualizzazione delle mappe).

Ogni volta che l’utente inserisce un indirizzo nel record di un cliente, questo indirizzo viene memorizzato così com’è, senza che venga effettuato su di esso alcun controllo di correttezza e esistenza.

Quando però, l’utente seleziona l’operazione di visualizzazione della lista clienti sulla mappa, allora parte il processo di geocodifica su tutti gli indirizzi di tutti (e soli) i clienti presenti nella lista da visualizzare.

Il processo prende uno ad uno gli indirizzi dei clienti da visualizzare sulla mappa e li invia a Google il quale risponde di volta in volta inviando a mioCRM le coordinate geografiche degli stessi. Tali coordinate vengono poi memorizzate nell’applicazione per evitare di interrogare nuovamente Google.

Affinché la geocodifica vada a buon fine è necessario che il campo indirizzo contenga, nella sua parte “valore”, l’intero indirizzo del cliente, comprensivo di via, numero civico, cap, comune, stato. Eventuali parti di indirizzo riportate nella parte “tipo” del campo indirizzo, non verranno considerate.

Aprendo la lista degli indirizzi dal dettaglio cliente è possibile determinare se quegli indirizzi sono stati geocodificati o meno premendo il pulsantino di info posto accanto ad ognuno di essi.

La geocodifica può fallire se l’indirizzo è scritto male o è ambiguo. Può anche fallire se si raggiunge il numero massimo di geocodifiche giornaliero permesso da Google.

Se un indirizzo già geocodificato viene successivamente modificato, la sua geocodifica viene persa e deve essere rifatta.

In caso di importazione di grossi quantitativi di clienti oppure nel caso in cui non si disponga di una connessione internet sempre attiva o molto veloce, è possibile effettuare la geocodifica degli indirizzi per tutti i clienti presenti nel database in una sola volta, attraverso la sezione “geocodifica clienti” accedibile dal menu “Utilità”.

Attraverso tale funzione, si tenta di geocodificare tutti gli indirizzi presenti nel database non ancora geocodificati. Può capitare, in caso di numeri molto alti, che nell’effettuazione delle varie geocodifiche, si raggiunga il tetto massimo di geocodifiche giornaliere permesse da Google. In tal caso, sarà necessario attendere 24 ore e ripetere l’operazione per completare le rimanenti geocodifiche.

Visualizzazione dei clienti sulle mappe

Dalla lista dei clienti, una volta applicato o meno un filtro di visualizzazione, è possibile mostrare sulla mappa tutti i clienti presenti nella lista stessa. Per far questo, dal menu contestuale della lista, scegliere l’azione “Mostra sulla mappa”. Questa azione scatenerà la geocodifica per tutti e soli gli indirizzi appartenenti ai clienti presenti nella lista clienti e che non sono stati ancora geocodificati. Una volta terminata la geocodifica, verranno posizionati sulla mappa tanti segnaposto quanti sono gli indirizzi geocodificati al momento e in precedenza. Tutti i clienti che presentino uno o più indirizzi non posizionabili sulla mappa (perché errati, ambigui o non geocodificabili per una qualsiasi causa) verranno elencati nella lista dei clienti con errori, accedibile dall’apposito bottone presente sopra la mappa. Da tale lista, l’utente potrà accedere al dettaglio di ogni singolo cliente e procedere alla correzione degli indirizzi errati. Ritornando poi sulla mappa, tutti gli indirizzi appena modificati subiranno automaticamente una nuova geocodifica e, in caso di esito positivo, verranno poi posizionati sulla mappa insieme a tutti gli altri.

Visualizzazione di un singolo cliente sulla mappa e correzione manuale della sua posizione

Dalla vista di dettaglio di un singolo cliente è possibile mostrare i suoi indirizzi sulla mappa. Per far questo, dal menu contestuale del cliente, scegliere l’azione “Mostra sulla mappa”. Questa aprirà la mappa, effettuerà l’eventuale geocodifica degli indirizzi del cliente e posizionerà tanti segnaposto quanti sono gli indirizzi del cliente geocodificati.

In certi casi, pur essendoci stata una geocodifica corretta, è possibile che la posizione dove viene messo il segnaposto non sia quella giusta. Può avvenire, ad es. quando la strada a cui fa riferimento l’indirizzo sia molto lunga e il segnaposto venga posto a molta distanza dalla reale posizione dell’indirizzo.

In casi come questo è possibile entrare in modifica della mappa, premendo l’apposito bottone di “modifica” e spostare manualmente il segnaposto nella posizione voluta. Per spostare il segnaposto, bisogna premere per qualche secondo sullo stesso finché questo non si “alza”. A questo punto, trascinando il dito sullo schermo, è possibile spostare il segnaposto. Alzando poi il dito, si rilascia il segnaposto nella nuova posizione, che viene quindi, associata insieme all’indirizzo. Premendo infine il bottone “salva”, si registreranno permanentemente nel database le modifiche apportate.

Con questo sistema è anche possibile posizionare manualmente i segnaposto per quegli indirizzi la cui geocodifica va in errore per un motivo qualsiasi. In tal caso bisogna adottare il seguente metodo:

1. si fa in modo di posizionare un nuovo segnaposto in una posizione approssimata sulla mappa. Per far questo si può adottare una delle seguenti tre strategie:
   1. si trova una via adiacente che è riconosciuta da Google e si utilizza questa (e poi si aggiunge nelle note del cliente il suo indirizzo esatto);
   2. si trasforma l'indirizzo mettendo tra parentesi la parte che non viene riconosciuta e lasciando solo la città esternamente. Ad es. l’indirizzo “Via Borroncino di Sotto 65 Montevarchi AR” viene trasformato in "Montevarchi AR (Via Borroncino di Sotto 65)". In questo modo, Google ignora la parte tra parentesi e pone il segnaposto al centro del  paese. Quando si preme sopra il segnaposto, compare, però, l'indirizzo comprensivo della parte tra parentesi che quindi fornisce l'indicazione di dettaglio;
   3. si uniscono le due tecniche precedenti, quindi sempre con riferimento all'indirizzo sconosciuto di Montevarchi, si potrebbe inserire il seguente indirizzo: "Via Giuseppe Verdi Montevarchi AR (Via Borroncino di Sotto 65)";
2. Una volta posizionato sulla mappa l’indirizzo approssimativo, si sposta manualmente il suo segnaposto sulla posizione che si ritiene corretta.

Associazione degli indirizzi alle zone

Gli indirizzi dei clienti possono, inoltre, essere associati alle zone. L’associazione avviene nella lista indirizzi in modalità modifica, premendo il pulsantino sulla destra del campo “zona”, al di sotto dell’indirizzo stesso e scegliendo la zona dalla lista di quelle proposte.

Le zone vengono definite dall’utente, che le crea associandogli un semplice nome univoco.

La zona, che al momento della sua creazione è quindi una semplice etichetta, diventa –per così dire- “viva” nel momento che comincia ad essere associata ad indirizzi già geocodificati dei clienti. Infatti, l’applicazione conserva, per ogni zona, l’informazione di quali sono la latitudine minima e massima e la longitudine minima e massima di tutti gli indirizzi che le sono stati associati.

Ogni singola zona, quindi, prende le sembianze di un rettangolo virtuale che si estende sul territorio in modo tale da ricomprendere tutti gli indirizzi ad essa associati.

Da questo concetto di “rettangolo territoriale”, derivano pertanto i due concetti molto importanti di associazione “diretta” e associazione “indiretta”.

• associazione “diretta”: dato un indirizzo, diciamo che esso è associato “direttamente” alla zona X se l’utente ha effettuato l’associazione alla zona X tramite la scelta diretta della zona usando l’apposita interfaccia durante l’inserimento/modifica dell’indirizzo.
• associazione “indiretta”: diciamo, invece, che l’indirizzo è associato “indirettamente” alla zona X se le sue coordinate geografiche ricadono all’interno del rettangolo territoriale definito dalla zona X.

Le associazioni “dirette” quindi sono quelle effettuate dall’utente, mentre quelle indirette sono quelle che l’applicazione calcola automaticamente senza intervento dell’utente.

Le associazioni “indirette” consentono di individuare clienti che si trovano all’interno di una zona X anche se essi non sono stati associati a nessuna zona oppure sono stati associati a zone diverse che risultano in tutto o in parte sovrapposte alla zona X.

Ogni qualvolta l’utente effettua un’associazione “diretta” di un indirizzo verso una zona X, oppure ne elimina la precedente associazione “diretta” (associando l’indirizzo ad un’altra zona oppure associandolo a nessuna zona, oppure ancora eliminando o modificando l’indirizzo o l’intero cliente), il rettangolo territoriale definito sulla zona potrebbe subire una variazione. In tal caso, la zona necessita di essere “ricalcolata”.

Il ricalcolo di una zona è un’operazione che potrebbe anche essere onerosa in termini di tempo impiegato e quindi la si può effettuare solo “a bocce ferme”, attraverso l’apposita sezione “Gestione zone” raggiungibile dal menu “Utilità”. In tale sezione vengono elencate tutte le zone e, per ognuna di esse vi è l’indicazione se essa necessita o meno di essere ricalcolata.

Il ricalcalo delle zone e la geocodifica dei clienti sono due facce, per così dire, della stessa medaglia. Una necessita dell’altra. Quindi in caso di uso intenso delle zone, è normale che si debba effettuare più volte, alternativamente, la geocodifica e il ricalcolo delle zone, quando nuovi clienti vengono aggiunti o vecchi clienti vengono modificati o eliminati.

D’altra parte, però, nella normalità dei casi, la base dati dei clienti tende a stabilizzarsi nel tempo e quindi, dopo un certo numero di cicli, cessa la necessità di geocodifiche e ricalcoli delle zone.

Come consiglio pratico, si suggerisce di effettuare, nell’ordine, una geocodifica clienti generale e un ricalcolo zone generale dopo ogni importazione massiccia di clienti.

GESTIONE DELLE RELAZIONI

Con il concetto di “relazione” si intende un’interazione tra l’utente di mioCRM e uno o più suoi clienti. Vengono definiti i seguenti tipi di relazioni:

• email
• telefonata
• fax
• sms
• posta tradizionale
• incontro
• intermediazione

Viene definita anche una “direzione” della relazione, che può essere di due tipi:

• in entrata
• in uscita

Una relazione, quindi, può essere, ad esempio, un’email inviata ad un cliente, oppure una telefonata ricevuta da un cliente; può essere un incontro fatto presso un cliente (cioè, una visita “al” cliente), oppure fatto presso il proprio ufficio (cioè, una visita “del” cliente); può anche essere un’intermediazione iniziata dal cliente o un fax inviato ad esso e così via.

Una relazione può coinvolgere un solo cliente oppure un gruppo (anche molto cospicuo) di clienti. Si pensi, ad esempio ad un’email che può essere inviata contemporaneamente ad una lista di clienti; si pensi anche ad un seminario illustrativo di un prodotto al quale partecipino una serie di clienti.

MioCRM consente la registrazione delle relazioni e dei legami con i clienti in esse coinvolti e consente la loro visualizzazione nell’agenda e nella storia del cliente.

Per quello che si è detto finora, la relazione rappresenta quindi, un concetto che riguarda il passato (a differenza di quanto avviene per le attività). Rappresenta, cioè, un qualcosa che, all’atto della registrazione, è già avvenuto.

Nella registrazione, quindi, si andrà a riportare una descrizione di quanto è avvenuto, di cosa ci si è detti o scritti con il cliente, di quali comunicazioni sono state fatte, ecc.

Creazione di una nuova relazione

Come si è detto, la relazione può coinvolgere un solo cliente oppure più di uno. A seconda del caso, si dovrà utilizzare una strada diversa per creare la relazione. In particolare, per creare una relazione con un solo cliente, si deve entrare nella vista di dettaglio del cliente e dal suo menu contestuale selezionare la voce “crea nuova relazione…”.

Se invece, la relazione coinvolge un gruppo di clienti, si deve individuare tale gruppo nella lista clienti e, dal menu di lista, scegliere la voce “crea nuova relazione…”.

L’individuazione del gruppo di clienti può essere fatta in diversi modi: può essere fatta applicando uno o più filtri di visualizzazione, oppure entrando in modalità selezione e scegliendo manualmente i clienti da includere nella relazione.

Scelti i clienti, si procede poi ad inserire un titolo sintetico alla relazione e la descrizione dettagliata. Infine, si sceglie la data e ora in cui la relazione è avvenuta e, naturalmente, il tipo di relazione e la sua direzione.

Utilizzo dei modelli di relazione

Per facilitare l’inserimento di descrizioni lunghe e sempre uguali o simili, è possibile creare uno o più modelli che possono, poi essere richiamati durante la creazione della relazione. La scelta di un modello ha l’effetto di riempire automaticamente il titolo e la descrizione della relazione con i valori associati ad esso.

Per generare un nuovo modello, si deve premere il bottone “salva come modello” durante l’inserimento di una relazione. Il nuovo modello verrà salvato con un nome uguale al testo presente nel campo “oggetto” e sarà associato al tipo di relazione correntemente impostata. Questo significa che in fase di visualizzazione dei modelli disponibili, verranno visualizzati soltanto quelli associati al tipo di relazione che si sta registrando.

Il modello memorizzerà al suo interno i valori, presenti al momento della sua creazione, dei campi “oggetto” e “contenuto/descrizione”. Tali valori, verranno poi riapplicati ai suddetti campi nel momento della scelta del modello dalla lista.

L’insieme totale dei modelli disponibili può essere visualizzato aprendo la sezione “modelli di relazioni” presente sotto la voce “Altre Entità” del menu principale dell’applicazione.

Per eliminare un modello, va individuato lo stesso nella lista generale o nella lista filtrata per tipo generata in fase di inserimento della relazione; far scorrere, poi, il dito da sinistra verso destra (o viceversa) sull’elemento rappresentante il modello e premere il bottone rosso di conferma.

Generazione evento in agenda

Una volta creata la relazione, viene automaticamente generato un evento in agenda che riassume il tipo e direzione della relazione ed elenca tutti i clienti coinvolti. Da tale evento è poi possibile risalire ai dettagli della relazione stessa e al dettaglio del cliente coinvolto, se è uno solo, oppure alla lista dei clienti coinvolti, se sono più di uno.

La generazione dell’evento in agenda fa sì che la relazione compaia nella storia del cliente di ogni singolo cliente coinvolto nella relazione.

Pertanto, partendo dall’agenda, si può risalire alla lista di tutti i clienti coinvolti in una relazione, mentre partendo dalla storia di un singolo cliente, si può risalire alla sequenza di tutte le relazioni intrattenute con quel cliente.

Lista delle relazioni di un cliente

Dalla vista di dettaglio di un cliente, aprendo il menu contestuale, è possibile visualizzare la lista delle relazioni. In tale lista vengono riportate tutte le relazioni intrattenute con quel cliente, siano esse relazioni singole, oppure relazioni che hanno interessato contemporaneamente anche altri clienti.

Dal menu principale dell’applicazione, selezionando “Altre Entità” => “Relazioni”, si può accedere alla lista generale delle relazioni. Tale lista riporta, quindi, l’intero insieme di relazioni memorizzate in mioCRM, per tutti i clienti.

Cancellazione di una relazione

Una relazione può essere cancellata passando il dito da sinistra verso destra (o viceversa) e premendo il bottone rosso di conferma sull’elemento che rappresenta la relazione stessa. Questa operazione può essere fatta sia dall’interno della lista delle relazioni di uno specifico cliente, sia dall’interno della lista generale delle relazioni. L’operazione, inoltre, può coinvolgere sia una relazione con un solo cliente, sia una relazione legata a molti clienti.

Quando ci si trova all’interno della lista delle relazioni di un singolo cliente e si vuole cancellare una relazione che coinvolge più clienti,  verrà chiesto all’utente se si vuole cancellare tale relazione solo per quel cliente oppure per tutti. Cancellare una relazione per tutti i clienti significa che viene completamente rimossa la relazione dal database di mioCRM e viene anche eliminato il relativo evento dall’agenda e dalla storia di tutti i clienti coinvolti.

Cancellare una relazione solo per il cliente corrente, invece, significa che verrà eliminato quel cliente dalla lista dei clienti coinvolti dalla relazione. La relazione, però, continuerà a vivere per gli altri clienti e il relativo evento in agenda verrà solo aggiornato di conseguenza.

Quando invece ci si trova nella lista generale delle relazioni oppure nella lista delle relazioni di un singolo cliente, ma la relazione che si sta cancellando coinvolge solo quel cliente, allora l’eliminazione della relazione corrisponderà all’effettiva rimozione della relazione dal database di mioCRM e alla cancellazione del relativo evento dall’agenda.

Relazioni con i clienti di tipo “azienda”

Quando si crea una nuova relazione partendo dal menu contestuale della vista di dettaglio del cliente, la relazione creata coinvolgerà sia il cliente azienda su cui si sta operando, sia tutti i suoi contatti semplici che ad esso afferiscono.

Al contrario, se il cliente di tipo azienda compare all’interno di un gruppo di clienti per i quali si sta creando una relazione, allora la relazione coinvolgerà solo il cliente azienda (oltre che gli altri clienti del gruppo), ma non coinvolgerà i suoi contatti semplici.

Infine, quando si visualizza la lista delle relazioni di un cliente di tipo azienda, tale lista conterrà sia le relazioni che coinvolgono direttamente esso, sia le relazioni che coinvolgono i suoi contatti semplici.

INVIO EMAIL AI CLIENTI

L’invio di una email ad uno o più clienti è un particolare caso di relazione; è cioè, una relazione di tipo “email” con direzione “in uscita”.

Questa relazione acquista interesse per il fatto che l’invio stesso dell’email può essere fatto dall’interno dell’applicazione mioCRM. Questo significa che, in generale, l’utente individuerà uno o più clienti ai quali inviare l’email, cioè individuerà l’insieme dei destinatari; creerà il messaggio di posta, corredandolo, eventualmente, di allegati ed infine invierà il messaggio. Al termine di questa operazione, mioCRM registrerà in automatico la corrispondente relazione di tipo “email in uscita” ponendo come oggetto della relazione l’oggetto dell’email e come contenuto/descrizione della relazione, il contenuto dell’email.

Creazione e invio della email

Per inviare una email ad un cliente, si deve prima accedere alla sua vista di dettaglio e da lì, aprendo il suo menu contestuale, selezionare la voce “invia email al cliente…”. Diversamente, se si vuole inviare una email ad un gruppo di clienti, bisogna dapprima visualizzare il gruppo di clienti nella lista clienti e, da lì, aprendo il menu contestuale della lista, selezionare la voce “invia email…”.

Come al solito, il gruppo di clienti può essere determinato attraverso l’applicazione di uno o più filtri di ricerca oppure da una selezione manuale. Inoltre, se si invia la email dal dettaglio cliente di un cliente di tipo “azienda”, la lista dei destinatari sarà formata dallo stesso cliente “azienda” e da tutti i suoi contatti semplici.

Dalle voci di menu “invia email…” e “invia email al cliente…” si accede alla maschera di inserimento dell’email in cui, oltre a poter inserire l’oggetto e il corpo dell’email, l’utente potrà decidere anche altre cose, che sono:

• La posizione degli indirizzi: ovvero, si potrà scegliere in quale, tra i campi “a:”, “cc:” e “ccn:” dell’email, inserire la lista degli indirizzi email associati ai destinatari.
• Gli indirizzi da utilizzare: ovvero, considerando il caso generale di un cliente con più di un indirizzo email, si potrà stabilire se includere nella lista degli indirizzi solo quello considerato come il suo indirizzo principale oppure includere tutti i suoi indirizzi. In questo contesto, l’indirizzo cosiddetto “principale” è l’indirizzo che compare nella vista di dettaglio cliente in prima posizione, mentre tutti gli altri indirizzi sono quelli che possono essere visti solo aprendo la lista degli indirizzi email, agendo sull’apposito bottoncino posto alla destra del campo email, oppure visualizzando il cliente in modalità “scheda”.
• Gli allegati: ovvero, l’utente potrà scegliere di allegare uno o più documenti all’email, tra quelli presenti nella lista dei documenti disponibili. Tale lista viene formata prendendo tutti i documenti presenti nella cartella pubblica dell’applicazione. Il contenuto di questa cartella viene gestito attraverso il meccanismo standard della condivisione documenti di iTunes. E’ possibile anche allegare un qualsivoglia numero di fotografie prelevandole dalla libreria delle foto del dispositivo. Complessivamente, i documenti allegabili possono essere di qualsiasi tipo ed in qualsiasi numero. E’ però previsto dal sistema operativo un tetto massimo di dimensione globale degli allegati pari a 5 MB per l’iPhone e 15 MB per l’iPad. Da notare, infine, che gli allegati non vengono memorizzati nelle relazioni, ma vengono memorizzati solo i nomi degli stessi in coda al testo del messaggio.

Una volta impostata l’email e tutte le sue opzioni, si preme il pulsante “Passa a Mail”. Questo fa sì che venga automaticamente predisposto il vero messaggio email (gestito direttamente dall’applicazione Mail del dispositivo), con tutta la lista degli indirizzi email esplosi nel campo di destinazione scelto, con oggetto e corpo già scritti e con eventuali allegati già caricati.

A questo punto, tutto è pronto per il vero invio dell’email. L’utente premerà il bottone “invia” per far partire l’email, oppure il pulsante “annulla” per abortire l’operazione.

Se viene premuto il pulsante “invia”, allora verrà generata in automatico una relazione di tipo “email in uscita” come descritto in precedenza. La data e ora della relazione saranno quelle in cui il pulsante è stato premuto. La lista dei clienti coinvolti nella relazione coinciderà con la lista dei clienti per i quali esiste almeno un indirizzo email incluso nella lista degli indirizzi destinatari. In altre parole, se un cliente viene incluso nel gruppo dei destinatari, ma ad esso non corrisponde alcun indirizzo email, allora tale cliente non verrà interessato dalla relazione che verrà creata a seguito dell’invio dell’email.

Comportamenti “diligenti”

Il meccanismo sopra descritto può essere definito come un meccanismo semi-automatico, nel senso che ci sono alcuni punti dove è necessario che l’utente di mioCRM adotti dei comportamenti “diligenti”. Qualora questi comportamenti vengano disattesi, l’applicazione non sarà in grado di accorgersene e quindi andrà a memorizzare informazioni false o inconsistenti.

I comportamenti “diligenti” che debbono essere seguiti sono:

1.   Non modificare l’oggetto, il corpo e gli allegati dell’email generata dalla pressione del pulsante “Passa a Mail”. Questa operazione, infatti, effettua una mero passaggio di dati da mioCRM all’applicazione Mail. MioCRM assume che questi dati non vengano modificati e saranno questi ad essere memorizzati nella relazione. Se l’utente li cambia dall’interno del messaggio di Mail, queste variazioni verranno sì inviate ai clienti, ma verranno perse da mioCRM. Si creerà quindi una inconsistenza tra i testi memorizzati dentro la relazione e i testi effettivamente inviati ai clienti.

2.   I campi di destinazione del messaggio di Mail potranno essere modificati, aggiungendo o togliendo indirizzi email, ma “cum grano salis”! Si possono aggiungere ulteriori indirizzi, ma vanno esclusi indirizzi appartenenti a clienti che non fanno parte del gruppo dei clienti destinatari, ma che pur sono registrati dentro il database di mioCRM. Questo perché altrimenti i clienti aggiunti non verrebbero legati alla relazione sottostante. Possono altresì essere eliminati alcuni indirizzi, ma solo se per lo stesso cliente sono stati inclusi altri suoi indirizzi. In questo modo viene salvaguardato il legame tra la relazione sottostante ed il cliente. Eliminare totalmente gli indirizzi di un cliente, avrebbe l’effetto di non inviare nulla ad esso, ma di memorizzare in mioCRM il fatto che egli ha ricevuto un’email. Questo rappresenterebbe una inconsistenza. Si possono, invece, aggiungere tranquillamente altri indirizzi email che non appartengono a nessun cliente memorizzato in mioCRM oppure a clienti già presenti nel gruppo dei destinatari.

3.   Assicurarsi che il messaggio venga effettivamente inviato. La pressione del tasto “invia” mette il messaggio nell’”outbox” di Mail e comunica a mioCRM che il messaggio è stato inviato. MioCRM registra questo come una fatto certo, ma effettivamente così non è. Infatti, il messaggio potrebbe rimanere bloccato in coda nell’outbox a causa di problemi di comunicazione o di indirizzi errati o per altri motivi. In questo caso, l’utente deve verificare se vi è la possibilità che Mail possa prelevarlo nuovamente dalla coda e ritrasmetterlo, oppure se effettivamente il messaggio è stato abortito. In quest’ultimo caso, l’utente deve manualmente individuare la relazione che mioCRM ha nel frattempo creato automaticamente all’invio del messaggio ed eliminarla per tutti i clienti. Mantenerla in memoria, infatti, rappresenterebbe un’inconsistenza con la realtà dei fatti, in quanto il messaggio pur non essendo mai partito da Mail, verrebbe considerato inviato ai clienti.

4.   Assicurarsi che il messaggio non “rimbalzi indietro”. Alle volte, se un indirizzo è errato, il messaggio viene rispedito al mittente dal server del dominio di posta interessato. Anche in questo caso, l’utente deve capire quali sono i clienti interessati dal rimbalzo e se questi hanno comunque ricevuto il messaggio attraverso un altro dei loro indirizzi oppure non lo hanno ricevuto affatto. In tal caso, questi clienti debbono essere esclusi manualmente dalla relazione creata da mioCRM. Per far questo bisogna andare nella vista di dettaglio di ognuno di questi clienti, visualizzare la loro lista delle relazioni, e cancellare, per ognuno di essi, la relazione in questione, avendo l’accortezza di eliminarla solo per il cliente corrente e non per tutti.

Numero di destinatari molto elevato

La funzionalità dell’invio email a clienti di mioCRM è molto potente, ma, come si è visto, è anche molto delicata e bisogna utilizzarla con accortezza. E’ facile infatti commettere errori che poi, per essere riparati, costringono ad intervenire manualmente sull’applicazione.

Questo aspetto diventa tanto più evidente quanto più alto è il numero di destinatari dell’email. Ma la capacità di inviare un’email in un colpo solo ad un numero elevato di clienti, al limite anche all’intera base dati dei propri clienti, e mantenerne traccia in maniera ordinata nel database e nell’agenda, e con in più la possibilità di aggiugere degli allegati (cosa non consentita utilizzando direttamente l’applicazione Mail), è anche la vera potenza di questa funzionalità.

Un limite che viene imposto dal sistema operativo è sul numero massimo di indirizzi email all’interno del medesimo messaggio. Attualmente questo limite è di 99 indirizzi. Per superare tale limite, pertanto, si è reso necessario adottare una tecnica che consiste nel prendere l’insieme di indirizzi destinatari dell’email e suddividerlo i tanti gruppi di meno di 99 elementi ciascuno. Per ognuno di questi gruppi, poi, verrà creata un’email che dovrà essere inviata dall’utente. Anche la relazione sottostante verra, pertanto, frazionata per gruppi di clienti.

Illustriamo il tutto con un esempio.

Immaginiamo di inviare un’email dal titolo “offerta” ad un gruppo di 1000 clienti. Dopo aver composto l’email, scelto gli allegati e tutte le altre opzioni presenti, si preme il pulsante “Passa a Mail”. A questo punto, mioCRM si accorge che il limite dei 99 indirizzi per email viene superato e allora deve suddividere l’insieme degli indirizzi in gruppi di dimensione inferiore ai 99 elementi. Immaginiamo che i gruppi che vengono formati siano 11. A questo punto, viene proposta la prima email che avrà per oggetto il testo “offerta – (1/11)”. L’utente invierà l’email tramite pressione del tasto “invia” e mioCRM farà due cose: 1) registrerà una nuova relazione di tipo “email in uscita” con nome “offerta – (1/11)” e 2) proporrà la seconda email che sarà identica alla prima, salvo il fatto che il suo oggetto sarà “offerta – (2/11)”. L’utente dovrà inviare anche questa tramite una nuova pressione del tasto “invia”. Tutto questo continuerà fino all’undicesima email quando il ciclo si concluderà.

Quindi, riassumendo, quando il numero di destinatari è molto alto, può accadere che anziché inviare una sola email, si debbano inviarne un certo numero e, ad ognuna di esse, corrisponderà una relazione dentro mioCRM legata ai soli clienti interessati dall’email corrispondente. Sia le email che le relazioni saranno caratterizzate dal fatto di avere sempre lo stesso nome, a meno dell’indice progressivo.

Anche in questo caso, l’utente è tenuto ad un comportamento “diligente”, nel senso che dovrà procedere all’invio di tante email quanti sono i gruppi in cui è stato suddiviso l’elenco iniziale dei destinatari e dovrà verificare che ognuna di queste email sia stata effettivamente spedita.

Qualora, l’utente decida di annullare la spedizione di una di queste email, mioCRM non registrerà la corrispondente relazione e passerà direttamente a proporre la successiva email.

Invio email al singolo indirizzo

Dalla vista di dettaglio del cliente è possibile visualizzare i suoi indirizzi email. Per ognuno di essi è disponibile il pulsante “invia” che consente di inviare un’email direttamente a quell’indirizzo. Il procedimento è identico a quanto avviene nel caso generale di invio email ai clienti, tranne per il fatto che nella lista degli indirizzi email destinatari comparirà soltanto l’indirizzo scelto. Anche in questo caso, dunque, l’utente sarà tenuto ad adottare un comportamento “diligente” così come illustrato in precedenza.

NOTA:

Analogamente al pulsante “invia” posto vicino a ciascun indirizzo email del cliente, nella versione per iPhone dell’applicazione vi è la presenza del pulsante “chiama” di fianco a ciascun numero di telefono. La pressione di tale bottone, però, a differenza del pulsante “invia”, non crea nessuna relazione sottostante. Quindi, qualora, a seguito della pressione del tasto “chiama”, si instauri una conversazione telefonica con il cliente, si dovrà poi creare manualmente una nuova relazione di tipo “telefonata in uscita” e inserire al suo interno i contenuti della conversazione.

BACKUP E RIPRISTINO DEL DATABASE

Il database utilizzato dall’applicazione mioCRM viene memorizzato per intero all’interno del dispositivo. E’ quindi di fondamentale importanza garantirsi la possibilità di recuperarlo in caso di perdita o rottura del dispositivo stesso o anche nel caso di operazioni errate effettuate sui dati dall’utente.

Il database viene conservato in alcuni file che sono, dal punto di vista del sistema operativo, dei normali file di dati dell’applicazione. Questi quindi, godono già di tutte le possibilità offerte da Apple per il backup e ripristino dei dati di qualunque applicazione.

MioCRM, però, è anche dotato di un sistema di backup e ripristino del database autonomo che consente massima libertà e flessibilità. Con tale sistema è possibile effettuare il backup del database quando si vuole, per quante volte si vuole e di poterlo conservare dove si vuole. L’utente può così scattare varie “fotografie” dei suoi dati in momenti diversi e può, in qualsiasi momento successivo, ripristinare una qualsiasi di esse.

L’operazione di backup consiste nella generazione di un particolare file che l’utente dovrà poi conservare da qualche parte in un luogo sicuro. L’operazione di ripristino consiste, invece, nel processo opposto, ovvero nel riprendere un file di backup dalla locazione sicura dove era stato posto e ridarlo “in pasto” all’applicazione la quale, leggendolo, sarà così in grado di ricostruire il database con i dati presenti al momento dell’effettuazione del backup stesso. L’operazione di ripristino, pertanto, per sua stessa natura, cancella definitivamente e irreversibilmente tutti i dati del database presenti al momento dell’inizio dell’operazione e li sostituisce con quelli provenienti dal file di backup.

Dal menu “Utilità” => “Backup del database” è possibile accedere alla sezione da dove l’utente può effettuare il backup, mentre dal menu “Utilità” => “Ripristino del database” è possibile accedere alla sezione da dove l’utente può effettuare il ripristino del database.

Entrambe le sezioni presentano nella parte alta una barra da dove l’utente sceglie la destinazione/provenienza del file di backup.

Per entrambe abbiamo due possibilità, “iTunes” e “Google Docs”, mentre una terza possibilità, “Reset”, è presente solo per il ripristino. Vediamole una ad una nel dettaglio.

iTunes

Selezionando “iTunes” come destinazione del backup, si dice a mioCRM di depositare il file generato dall’operazione di backup nella cartella pubblica dell’applicazione. Accedendo ad essa, l’utente ha la possibilità di prelevare il file di backup e trasferirlo sul proprio pc/mac e da lì memorizzarlo nel posto che ritiene più idoneo.

I file di backup vengono generati con il seguente schema per il loro nome:

mycrm.db.<anno>-<mese>-<giorno>_h<ore>.<minuti>.bkp

dove <anno>-<mese>-<giorno>_h<ore>.<minuti> rappresenta la data e ora in cui è stato generato il file di backup. Ad es.:

mycrm.db.2011-09-01_h15.30.bkp

Per effettuare il ripristino, si deve fare il processo inverso, ovvero, si preleva dal proprio pc/mac il file di backup da ripristinare e lo si carica nella cartella pubblica dell’applicazione. Successivamente si apre la sezione del ripristino di mioCRM (menu “Utilità” => “Ripristino del database”) e si sceglie “iTunes” nella barra in alto. Infine, premendo sul pulsantino azzurro sulla destra della scritta “scegli il file di backup” si apre una lista contenente tutti i file di backup presenti nella cartella pubblica. Da questa lista l’utente sceglierà quello idoneo e darà poi il via al suo ripristino premendo il pulsante “effettua il ripristino del database”.

Nel riquadro sottostante, chiamato “console”, l’applicazione riporterà l’esito di tutte le fasi del ripristino. In caso di errore, il database originale verrà ripristinato.

Da notare, infine, come la lista dei file di backup presenti nella cartella pubblica di mioCRM viene ottenuta applicando il filtro “*.bkp”. Questo significa che l’utente può rinominare in totale libertà i file di backup e ricaricarli nella cartella pubblica con il loro nuovo nome. L’unico vincolo è che questi file conservino sempre l’estensione finale “.bkp”.

Google Docs

Selezionando “Google Docs” come destinazione del backup, si dice a mioCRM di depositare il file generato dall’operazione di backup nell’area documenti del proprio account Google Docs.

Per poter utilizzare tale possibilità, è necessario dotarsi di un’utenza attiva di Google Docs, con sufficiente spazio disponibile.

L’utenza (username e password) deve essere inizialmente inserita tramite la sezione “Utenza Google Docs” accedibile dal menu “Utilità” => “Impostazioni”.

Da notare che, scegliendo “Google Docs”, si sceglie una destinazione remota raggiungibile solo via internet. E’ pertanto necessario che durante questa fase la connessione internet del proprio dispositivo sia attiva e funzionante.

Per effettuare l’operazione di backup, premere il bottone “effettua il backup del DB”. Questa, a seconda del tipo di database, può essere composta di più fasi e può richiedere un certo tempo. Viene pertanto fornito un resoconto di cosa l’applicazione sta facendo momento per momento nel campo denominato “Console”.

L’operazione consiste dapprima nella creazione di un file contenente il database codificato secondo un formato di scambio (quindi non leggibile in chiaro). Successivamente, a seconda delle dimensioni di questo file di scambio, questo viene suddiviso in uno o più segmenti i quali, poi vengono inviati uno ad uno a Google Docs.

Terminata l’operazione, entrando in Google Docs con un normale browser, si vedranno i vari segmenti inviati. Il formato del nome di questi segmenti è il seguente:

mycrm.partdbdump_<versionedb>_<anno>-<mese>-<giorno>_h<ora>.<minuti>_(<n° segmento>|<n° tot segmenti>)

dove:

• <versionedb>: è la versione del database (in generale, diversa da quella dell’applicazione)
• <anno>-<mese>-<giorno>: la data in cui è stato effettuato il backup
• <ora>.<minuti>: l’orario in cui è stato effettuato il backup
• <n° segmento>|<n° tot segmenti>: il numero del segmento rispetto al totale segmenti di cui è composto il backup

Ad es:

mycrm.partdbdump_3.0_2011-01-04_h22.04_(2|4)

Il nome di questi file non deve essere in alcun modo modificato dall’utente dall’interno di Google Docs, pena l’impossibilità di effettuarne il ripristino in caso di necessità.

I vari segmenti inviati a Google Docs si presentano come dei file contenenti una sequenza continua di caratteri senza spazi e con nessun significato apparente. Questi file non sono pensati per essere letti o modificati dall’utente. Contengono un codice che è interpretabile soltando da mioCRM in fase di ripristino. La loro presenza su Google Docs, quindi è da intendersi come mera memorizzazione su un supporto esterno al dispositivo.

In caso di necessità si può effettuare il ripristino del backup precedentemente effettuato ed inviato a google docs.

Per effettuare il ripristino del database, accedere alla sezione “Ripristino del database” accedibile dal menu “Utilità” e scegliere “Google Docs” nella barra in alto.

Come prima cosa, l’utente dovrà scegliere il backup da ripristinare. Per far questo dovrà premere sul bottoncino sulla destra della scritta “scegli il file di backup”. La pressione del bottone scatenerà la connessione di mioCRM a Google Docs e il reperimento della lista di tutti i backup disponibili, ordinati per data e ora decrescenti.

La lista verrà riempita con i soli backup di database con versione uguale a quella del database corrente. Se si vuole, si può ampliare tale lista a tutte le versioni precedenti agendo sull’apposito commutatore.

Una volta scelto il backup da ripristinare, si dà il via all’operazione di ripristino premendo sull’apposito bottone di avvio.

L’operazione di ripristino elimina completamente ed in modo irreversibile tutti i dati correntemente presenti nel database e li sostituisce con quelli provenienti dal backup.

Nel campo console si può seguire l’evolversi dell’operazione e vedere il suo esito finale.

In generale, verranno scaricati uno ad uno i vari segmenti di cui è composto il backup e ricomposti nell’unico file di scambio. Questo, poi viene decodificato per generare il nuovo database che verrà poi sostituito a quello vecchio.

In caso qualcosa vada storto in tutta questa serie di operazioni, il vecchio database viene ripristinato senza perdita di dati.

Reset

Dalla sezione del ripristino del database è anche possibile scegliere una terza opzione nella barra in alto: “Reset”. Questa consente di effettuare il reset completo del database. Lanciando tale operazione si fa sì che il database venga riportato al suo stato iniziale così come era al momento dell’installazione dell’applicazione. Naturalmente, ciò comporta la perdita definitiva di tutti i dati presenti nel database.

Il reset elimina anche tutte le preferenze e le impostazioni dell’applicazione.

Il reset del database non richiede né la presenza di file nella cartella pubblica dell’applicazione, né l’utenza Google Docs, né la connessione internet.

Trasferimento del database su un altro dispositivo

Il meccanismo del backup/ripristino del database implementato da mioCRM permette anche il trasferimento del database su un altro dispositivo, sia esso iPhone o iPad. E’ quindi possibile ad es. effettuare il backup del database da mioCRM su un iPhone per poi importarlo su mioCRM per iPad. E’ importante che la versione di mioCRM con la quale si effettua il ripristino sia maggiore o uguale a quella con la quale si è effettuato il backup.

Quando il dispositivo in cui si effettua il ripristino, cioè quello di “arrivo”, è diverso da quello nel quale si è effettuato il backup, cioè quello di “partenza”, il livello di licenza non viene trasferito. Questo significa che nel dispositivo di arrivo è necessario ripristinare separatamente il livello di licenza. Vi sono due possibilità:

1)     La tipologia di dispositivo rimane la stessa, cioè entrambi i dispositivi di partenza e di arrivo sono iPhone o entrambi sono iPad. In tal caso, nel dispositivo di arrivo si può procedere al ripristino gratuito della licenza (vedi oltre, capitolo Gestione Licenze)

2)     La tipologia di dispositivo è diversa, cioè il dispositivo di partenza è un iPhone e quello di arrivo un iPad o viceversa. In tal caso, nel dispositivo di arrivo è necessario acquistare un nuovo livello di licenza (che può anche essere diverso da quello presente nel dispositivo di partenza).

In entrambi i casi, fintantoché la licenza non viene ripristinata, tutti i dati rimangono comunque consultabili in lettura, modificabili e cancellabili, ma non si potranno aggiungere nuovi records oltre il decimo (livello base GRATIS10REC).

ESPORTAZIONE DATI

L’esportazione di dati consiste nella creazione di file contenenti liste di record appartenenti all’entità da esportare. I record possono essere scritti sia in un formato leggibile sia nel formato CSV (Comma Separated Values) che è un formato di scambio molto comune che consente l’importazione dei dati in altri software come ad es. Microsoft Excel.

Le entità che possono essere esportate sono le seguenti:

• Clienti
• Opportunità
• Vendite
• Attività
• Impegni ed eventi (in agenda e nella storia del cliente)
• Zone
• Indirizzi con zona (ovvero sia, tutte le associazioni “dirette” di indirizzi con le zone)
• Ditte mandanti

Oltre al formato, l’utente può scegliere anche la codifica con il quale il file verrà generato. Sono disponibili le seguenti codifiche:

• Unicode (UTF8): è la codifica universale leggibile, in genere, da tutti i programmi più moderni, sia su PC che su Mac;
• Macintosh: (MacRoman): è la codifica classica utilizzata in ambiente Mac. Consente la corretta lettura dei file con qualunque programma in ambiente Mac;
• PC (ISO Latin 1): è la codifica classica utilizzata in ambiente PC. Consente la corretta lettura dei file con qualunque programma in ambiente PC;

L’esportazione dati è accedibile sia attraverso il menu “Utilità”, sia dal menu contestuale di ciascuna delle suddette entità (solo per le principali).

Il file generato viene memorizzato nella cartella pubblica di mioCRM e può essere sia recuperato attraverso la condivisione documenti di iTunes, sia allegato ad una email e spedito via internet.

Dall’interno della vista di dettaglio di ognuna delle suddette entità è possibile, tramite menu contestuale, effettuare l’invio via email del singolo record, che questa volta verrà direttamente copiato, in formato leggibile, all’interno del corpo dell’email.

Tutti i file di esportazioni vengono mantenuti nel tempo dentro la cartella pubblica di mioCRM e potranno essere cancellati solo premendo il bottone “elimina i vecchi file” (oppure, eliminati manualmente attraverso iTunes).

IMPORTAZIONE CLIENTI

E' possibile importare i clienti in mioCRM sia da un foglio elettronico presente su Google Docs, sia dai propri contatti memorizzati sul proprio dispositivo attraverso l'applicazione Contatti.

In entrambi i casi, è possibile scegliere se si vuole effettuare o meno il controllo sui duplicati. Tale controllo consiste nel determinare, all'atto dell'importazione di un nominativo, se quel nominativo è già esistente nella lista dei clienti. Qualora sia esistente, è possibile scegliere se ignorare del tutto il nominativo che si sta importando, lasciando così inalterato quello già esistente, oppure si può scegliere di effettuare un'aggregazione dei dati legati al nuovo nominativo con quelli già esistenti.

Da tener presente, comunque, che il controllo di sui duplicati e l'operazione di aggregazione dei duplicati sono operazioni che portano ad un netto rallentamento dell'intero processo di importazione. Pertanto, si suggerisce di disattivare tali funzioni quando si ha la certezza che i nominativi che si sta importando non abbiano duplicati con quelli già presenti.

Infine, tenere presente che l'operazione di importazione di clienti è un'operazione che può portare a dei profondi mutamenti della propria lista clienti e non è reversibile. Quindi, SI RACCOMANDA FORTEMENTE DI EFFETTUARE UN BACKUP DEL DATABASE PRIMA DI ESEGUIRE UNA IMPORTAZIONE DI CLIENTI.

Importazione da Google Docs

Nel caso di importazione di clienti a partire da un foglio elettronico presente su Google Docs, il foglio dovrà avere il seguente formato:

• la riga 1 dovrà contenere i nomi delle colonne, che dovranno essere i seguenti: "nominativo", "codici", “azienda”, "indirizzi", "telefoni", "faxes", "emails", “tags”, "note";
• la colonna "nominativo" dovrà essere sempre presente, le altre sono opzionali;
• l'ordine delle colonne è libero; tra di loro, vi possono essere colonne vuote e/o colonne di altro tipo che non verranno importate;
• dalla riga 2 in poi dovranno essere presenti i dati;
• le righe dei dati dovranno essere contigue. La prima riga vuota incontrata interromperà l'importazione;
• i dati della colonna "nominativo" sono obbligatori, quelli delle altre colonne sono opzionali;
• le colonne "codici", "telefoni", "faxes", "emails" possono contenere dati sia in forma singola sia in forma di sequenza "tipo/valore";
  • una sequenza "tipo/valore" è così formata: <tipo-1>;<valore-1>|<tipo-2>;<valore-2>|...|<tipo-n>;<valore-n>;
  • ad esempio, nel caso si voglia inserire più numeri di telefono si può fornire un'espressione del tipo: "cellulare;328123456|ufficio;0698765|casa;0256789"

Un discorso più approfondito va fatto per la colonna “indirizzi”. In essa può essere immessa una sequenza di uno o più elementi separati dal carattere “|” (pipe).

Ognuno di questi elementi, a sua volta, può essere costituito da uno, due o tre sotto-elementi separati dal carattere “;” (punto e virgola). Vediamo i vari casi che si possono presentare:

• un solo sotto-elemento: in questo caso, esso rappresenta l’indirizzo:
  • ad es.: “Viale Mazzini, Roma”
• due sotto-elementi: in questo caso, in generale, il primo rappresenta il tipo e il secondo l’indirizzo…
  • ad es.: “Sede; Viale Mazzini, Roma”
• … ma se il secondo elemento contiene il prefisso “zona:”, allora, il primo sotto-elemento rappresenta l’indirizzo, mentre il secondo sotto-elemento rappresenta la zona associata all’indirizzo (decurtata del prefisso).
  • Ad es.: “Viale Mazzini, Roma; zona: Prati”
• tre sotto-elementi: in questo caso, il primo rappresenta il tipo, il secondo l’indirizzo, mentre il terzo è la zona. In questo caso, non vi è possibilità di confusione, quindi si può anche omettere il prefisso.
  • Ad es: “Sede; Viale Mazzini, Roma; zona: Prati”
  • ma anche, : “Sede; Viale Mazzini, Roma; Prati”

Infine, vi è la colonna “tags”, che conterrà l’elenco dei tags da associare al cliente. I tags potranno essere separati da uno qualsiasi di questi caratteri separatori: punto e virgola (";"), virgola (","), pipe ("|"). Lo spazio (“ “) non è considerato un carattere separatore. Ne consegue che i tags importabili potranno essere formati anche da più parole separate, appunto, dallo spazio.

Nella determinazione dei tags, non viene fatta alcuna differenza fra maiuscole e minuscole. Quindi, ad es. il tag “mioCRM” viene considerato identico al tag “miocrm”.

Qualora vi siano dei clienti che hanno valori non nulli nella colonna “azienda”, allora il foglio elettronico dovrà contenere anche le righe che rappresentano tali valori. Ad es. se il cliente Giuseppe Mazzini ha, come valore nella colonna azienda, “ITALIA spa”, allora il foglio elettronico dovrà contenere anche una riga per il cliente “ITALIA spa”.

La posizione all’interno del foglio elettronico dei clienti che rappresentano le aziende può essere qualunque, però deve valere la seguente regola:

• se il cliente azienda precede uno o più clienti associati ad esso, allora anche il cliente azienda dovrà contenere nella colonna “azienda” il nome dell’azienda di appartenenza, che ovviamente coinciderà con il proprio nome.
• se il cliente azienda è successivo a tutti i clienti ad esso associati, allora dovrà avere il valore nella colonna “azienda” vuoto.

per vedere un esempio di foglio elettronico, clicca qui:

Importazione da Contatti

Nel caso di importazione di clienti dalla propria lista contatti, è possibile sia effettuare un'importazione dell'intera lista, sia scegliere quali contatti importare e quali no. Inoltre si ha la possibilità di scegliere quale dovrà essere il formato con cui importare i contatti. Vediamo in dettaglio come.

Il primo pulsante di scelta nella vista consente di scegliere cosa importare. Inizialmente, la scelta è impostata a “importa tutti i contatti”. È però possibile modificarla premendo il pulsantino blu posto sulla destra. Premendo tale pulsante, l’intera lista dei contatti del dispositivo viene caricata. Inizialmente, tutti gli elementi sono selezionati. Poi è possibile cambiare la selezione come meglio si crede semplicemente premendo sui singoli elementi oppure utilizzando il bottone posto in alto a destra. Attraverso di esso, si può effettuare in un colpo solo la selezione (“seleziona tutti”) o la deselezione (“deseleziona tutti”) di tutti gli elementi della lista. 

Una volta deciso “cosa” importare, si deve decidere “come” importare tramite la pressione del secondo pulsante di scelta, chiamato “formato”. Sono presenti le seguenti opzioni:

1. cognome nome [+azienda]
2. nome cognome [+azienda]
3. azienda – cognome nome
4. azienda – nome cognome
5. cognome nome – azienda
6. nome cognome – azienda

Le prime due opzioni permettono di creare un cliente di tipo “contatto semplice” per il contatto del dispositivo ed, eventualmente, un cliente di tipo “azienda” se il cliente del dispositivo presenta il campo “azienda” non vuoto. Ad esempio, supponiamo di avere due contatti nel dispositivo. Il primo è:

• nome: Steve
• cognome: Jobs
• azienda: Apple

Ed il secondo è:

• nome: Bill
• cognome: Gates
• azienda:

Allora, quando si importa con la prima opzione di formato, si creeranno in mioCRM tre clienti: il primo sarà un cliente di tipo “azienda” con nomnativo “Apple”; il secondo sarà un cliente di tipo “contatto semplice” con nominativo “Jobs Steve” e con un legame di “azienda di appartenenza” verso “Apple”; il terzo sarà un cliente di tipo “contatto semplice”, con nominativo “Gates Bill” e nessun legame di “azienda di appartenenza”.

Quindi, le opzioni 1 e 2 agiscono nella stessa maniera. Però, la prima salva i nominativi dei clienti come “cognome nome”, mentre la seconda li salva come “nome cognome”.

Tutte le altre quattro opzioni, invece, non creano alcun cliente di tipo “azienda”, ma scrivono il nome dell’azienda all’interno del nominativo del cliente di mioCRM. Per esempio, importando i due contatti di esempio con l’opzione 4, si creeranno dentro mioCRM solo due clienti, entrambi di tipo “contatto semplice”, entrambi con nessun legame “azienda di appartenenza” impostato e con i seguenti nominativi:

• “Apple – Steve Jobs”
• “Bill Gates”

GESTIONE LICENZE E LISTINO PREZZI

L'applicazione mioCRM (per iPhone e per iPad) può essere scaricata gratuitamente dall'App Store.

Essa è impostata al livello di licenza base, detto GRATIS10REC (FREE10REC in inglese), il quale permette l'utilizzo completo di tutte le funzionalità fino al limite massimo di 10 record per ognuna delle principali entità gestite, che sono: Clienti, Opportunità, Vendite, Attività, Relazioni, Ditte Mandanti, Zone, Date Particolari e Tag.

Questo significa, ad es., che non possono essere inseriti più di 10 clienti, più di 10 opportunità, ecc.

A parte questo limite, tuttavia, l’applicazione è totalmente utilizzabile in tutte le sue funzionalità, che restano quindi le stesse in ogni livello di licenza.

Con il livello di licenza GRATIS10REC, pertanto, è possibile testare liberamente e per un tempo indefinito l'applicazione per capire se questa risponde alle proprie necessità.

Per l’uso definitivo dell'applicazione, sono poi disponibili i livelli di licenza come riportato nella seguente tabella:

Tutti i livelli di licenza sono acquistabili direttamente dall'interno dell'applicazione utilizzando il meccanismo dell'In-App-Purchase attraverso la sezione "Gestione Licenze".

Sezione "Gestione Licenze"

Da questa sezione è possibile visualizzare l'attuale livello di licenza installato e anche poter accedere all'App Store per recuperare la lista dei livelli disponibili. Per far questo, premere il bottoncino laterale al campo "licenza da acquistare". Dopo qualche secondo, apparirà la lista dei livelli disponibili. Selezionandone uno, questo verrà riportato all'interno del campo "licenza da acquistare e comparirà il bottone "Acquista".

Premendo il bottone "Acquista" si inizia la procedura di acquisto del prodotto che richiede l'immissione dell'account Apple utilizzato normalmente per gli acquisti sull'App Store.

Dopo aver risposto ai vari messaggi di avviso e conferma inviati da Apple, ha inizio la vera e propria transazione di acquisto che può richiedere anche diversi secondi o minuti.

In tale lasso di tempo, l'utente può continuare ad utilizzare l'applicazione normalmente e può anche chiuderla. In tal caso, la procedura verrà completata alla successiva riapertura dell'applicazione.

Quando tutto ha avuto esito positivo, l'utente vedrà aggiornarsi il campo "Licenza corrente" con il nuovo livello appena acquistato e automaticamente l'applicazione verrà impostata per l'utilizzo secondo tale livello.

Nella sezione "Gestione Licenze" è anche presente, in basso, il bottone "Ripristina licenza". Tale bottone serve in tutti quei casi in cui, per un motivo o per l'altro, l'applicazione ha perso memoria di quale era il suo livello di licenza. Ciò può accadere ad es. in caso di rimozione dell'applicazione dal dispositivo e successiva sua re-installazione. In casi come questo, la pressione del bottone "Ripristina licenza" consente di recuperare dall'App Store il livello di licenza acquistato per ultimo, senza alcun costo aggiuntivo.

Se anche il ripristino dell'ultima licenza dovesse dare problemi, va ricordato che è sempre possibile procedere nuovamente all'acquisto della licenza, considerando il fatto che se si utilizza lo stesso account, l'App Store non ri-addebiterà nessun importo, ma effettuerà una nuova transazione completamente gratuita.

Trasferimento della licenza su un nuovo dispositivo

Quando si trasferisce il database, mediante un’operazione di backup/ripristino, su un dispositivo diverso, ma di uguale tipologia (ad es. da un iPhone all’altro o da un iPad all’altro) è possibile effettuare il ripristino della licenza.

In questo caso bisogna tenere a mente la regola Apple che consente di condividere gratuitamente un qualsiasi prodotto acquistato su iTunes/App Store su un massimo di 5 dispositivi diversi. Oltre tale limite bisogna procedere ad un nuovo acquisto.

Pertanto, per poter ripristinare la licenza dopo aver trasferito il database su un dispositivo diverso (ma di uguale tipologia) è sufficiente agire come si si volesse riacquistare da capo tale licenza sul nuovo dispositivo. Dopo aver inserito il proprio account iTunes (che dovrà, però, necessariamente essere uguale a quello utilizzato nel primo acquisto) e risposto ai vari messaggi di conferma, il sistema notificherà all’utente che il prodotto che si sta per acquistare (cioè la licenza) è stato già acquistato in precedenza e quindi lo riscaricherà gratuitamente.

Qualora invece la tipologia di dispositivo è diversa, cioè si passa da un iPhone a un iPad o viceversa, allora la licenza andrà necessariamente riacquistata. Questo perché le due versioni di mioCRM per iPhone e per iPad, pur essendo funzionalmente identiche, vengono considerate dall’App Store come due applicazioni distinte e separate e ciò impedisce, secondo le regole Apple, il trasferimento degli acquisti da una all’altra.